○牛久市文書取扱規則
平成12年3月1日
規則第5号
目次
第1章 総則(第1条―第15条)
第2章 文書の受領、配付及び収受(第16条―第20条)
第3章 文書の処理(第21条―第23条)
第4章 文書の起案(第24条―第32条)
第5章 文書の施行(第33条―第37条)
第6章 文書の整理、保管及び保存(第38条―第50条)
第7章 補則(第51条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、法令その他別に定めるもののほか、文書事務の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理と効率的な文書事務処理を図ることを目的とする。
(1) 部 牛久市部等設置条例(平成16年条例第1号。以下「条例」という。)第1条に規定する部及び室をいう。
(2) 課等 牛久市行政組織規則(昭和54年規則第5号。以下「組織規則」という。)第2条に規定する課及び所並びに組織規則第3条に規定する会計課をいう。
(3) 文書 本市において事務を取り扱う場合の書類(図面、帳票、資料、マイクロフィルム、その他各種の記録)をいう。
(4) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じ即時に利用できるよう系統的に分類、整理、保管及び保存を行い、不要文書として廃棄するまでの一連の文書管理の仕組みをいう。
(5) 保管 文書を活用するため、当該文書に係る事案を担当する課等の事務室内において、現年度文書及び前年度文書等を管理することをいう。
(6) 保存 課等で一定期間保管した文書を保存箱に収納し、書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(7) 移替え 保管してある文書を現年度の引出しから前年度の引出しに移すことをいう。
(8) 引継ぎ 保管してある文書を保存箱へ収納し、総務部長に引き継ぐことをいう。
(一部改正〔平成13年規則43号・14年17号・16年15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
2 秘密に属する文書は、特に注意を払って取り扱い、他の者の目に触れる場所に放置してはならない。
(文書公開等の原則)
第4条 文書の公開等は、牛久市情報公開条例(平成16年条例第34号)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び牛久市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第3号)の定めるところによる。
(一部改正〔平成17年規則24号・令和5年41号〕)
(文書の用紙規格及び文書記述の原則)
第5条 文書の作成にあたっては、日本産業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。
2 文書は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令等の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの
(3) 慣習上、横書きでは不適当と思われるもの
(4) その他総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの
(一部改正〔平成30年規則38号〕)
(総務部長及び総務課長の職務)
第6条 総務部長は、文書の保管、保存及び廃棄について、総括し管理する。
2 総務課長は、文書の受領、配付、収受及び発送について、総括し管理する。
(全部改正〔平成18年規則66号〕、一部改正〔平成23年規則20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(文書管理責任者)
第7条 課等における文書事務の文書管理責任者は課等の長(以下「課長等」という。)とし、課等における文書事務を総括管理する。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置)
第8条 課等に文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。
2 文書取扱責任者は、課に付置する室の長、課長補佐若しくはグループのリーダー又はそれらに相当する職の者で、当該課長等が指名する者をもって充てる。
3 文書取扱者は、文書取扱責任者以外の者で、課長等が指名する者をもって充てる。
4 課長等は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、文書取扱責任者文書取扱者選任通知書(様式第1号)により速やかに、総務部長に報告しなければならない。
(一部改正〔平成13年規則43号・16年15号・18年16号・66号・20年16号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)
第9条 文書取扱責任者は、課長等の命を受け、課等における次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書の受領、配付、収受、浄書印刷及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理の促進に関すること。
(4) 文書の整理、保管、移替え、引き継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。
(6) その他文書の取扱いについて必要なこと。
2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の受領、配付、収受、浄書印刷及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、移替え、引き継ぎ及び廃棄に関すること。
(3) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(4) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。
(5) その他文書の取扱いについて必要なこと。
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(文書取扱責任者会議等)
第10条 総務部長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱責任者及び文書取扱者の合同会議を招集することができる。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(文書の種類)
第11条 文書は、令達文書と一般文書に分ける。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき制定するものをいう。
(2) 規則 法第15条の規定に基づき制定するものをいう。
(3) 告示 法令等の規定若しくは職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。
(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。
(5) 指令 特定の者に対し、法令等の規定若しくは職務上の権限に基づき、許可、認可又は命令等の処分をするものをいう。
(6) 訓令 法第154条の規定に基づき所属の機関に対して命令するもので、公示するものをいう。
(7) 訓 法第154条の規定に基づき所属の機関に対して命令するもので、公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。
(8) 諮問 法令等の規定に基づき、公の機関又は団体に対し、その意見を求めるものをいう。
3 一般文書は、令達文書以外の文書をいう。
(文書処理年度)
第12条 文書の処理は、別に定めがあるものを除き会計年度により処理する。
(文書管理に必要な帳票等)
第13条 文書を処理するために必要な帳票等は、次の各号に掲げるところによる。
(2) 規則原簿(様式第3号)
(3) 告示原簿(様式第4号)
(4) 訓令原簿(様式第5号)
(5) 指令番号簿(様式第6号)
(6) 諮問番号簿(様式第7号)
(7) 文書発送簿(様式第8号)
(8) 特殊郵便物受領簿(様式第9号)
(9) 文書収受簿(様式第10号)
(10) 文書経由簿(様式第11号)
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(文書の記号及び番号)
第14条 文書は、次の各号に定めるところにより記号、番号及び年月日を付して処理しなければならない。ただし、総務課長が必要ないと認めるものについては、この限りでない。
(2) 指令については、前条に規定する指令番号簿に一連の番号を付して総務課長が処理するものとし、番号の前に「牛久市指令」を冠し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。
(3) 諮問については、前条に規定する諮問番号簿に一連の番号を付して総務課長が処理するものとし、番号の前に「牛久市諮問」を冠し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。
(4) 一般文書を施行する場合で、当該文書に文書記号を付して施行する必要がある文書については、法令等に定めがあるものを除き、別表第1に定める文書記号及び一連の番号を付し、前条に規定する文書発送簿に必要事項を登録して処理するものとし、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。この場合において、市長名で施行する文書のうち、文書記号に「牛久市甲」を冠する文書、副市長名で施行する「牛久市乙」を冠する文書及び市名で施行する「牛久市」を冠する文書は、総務課長が処理し、それ以外の文書は、組織規則第4条第2項に規定する部長及び室長(以下「部長」という。)又は課長等が処理する。
(一部改正〔平成14年規則17号・18年66号・19年22号〕)
(文書の施行者名)
第15条 令達文書は、市長名をもって施行するものとする。
(1) 軽易なものについては、副市長名、部長名、次長名若しくは課長等名又は市役所名、部名若しくは課等名
(2) 対外文書で副市長、部長、次長又は課長等あての照会その他の文書に対する回答等は、副市長名、当該部長名又は課長等名
(3) 対内文書のうち特に重要なものを除き、副市長名、部長名、次長名又は課長等名
3 文書のあて先は、原則として、職及び氏名を記載するものとする。
(一部改正〔平成19年規則22号・21年14号〕)
第2章 文書の受領、配付及び収受
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
2 前項の受領した文書中に市で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送、その他必要な措置をとらなければならない。
3 第1項の文書中に郵便料金の未納又は不足のあるものは、官公庁から発せられたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(総務課以外で受領した文書の取扱い)
第17条 定例的な申告書、申請書、届出書又は願出書等で直接主管の課等に提出される文書は、当該提出を受けた課等で受領し、収受することができる。
2 職員が出張先等で直接受領した文書は、各課等で収受するものとする。
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(勤務時間外に到着した文書の取扱い)
第18条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、牛久市日直規程(平成14年訓令第12号)第3条に規定する日直者又は市が委託する警備員が受領するものとする。
2 前項の受領した文書は、総務課へ返付するものとする。
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(受領文書の配布)
第19条 総務課で受領した文書は、次の各号により主管の課等に配布しなければならない。
(1) あて先の課等が明記されている文書は、あて先の課等の文書箱に閉封のまま配付するものとする。ただし、配布先が確認できないものについては、これを開封した後配付するものとする。
(2) 親展文書は、閉封のまま、名あて人に配付するものとする。
(3) 書留及び内容証明等特殊な郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、特殊郵便物受領簿に特殊郵便物の番号を記載し、かつ特殊郵便物の取扱いをした者の印を押印した上で速やかに各課等に配付するものとする。この場合において、特殊郵便物を配付するときは、配付を受けた者の受領印を徴するものとする。
(4) 訴訟関係文書、審査請求書等到着日時が権利の得喪に関係のある文書は、前号に準じて取り扱うほか、到着時刻を併記するものとする。
(5) 2以上の課等に関連する文書は、最も関係すると認められる課等に配布するものとする。この場合において、その文書を配布する課等を判定し難いときは、総務課長は、関係課長等と協議して定めるものとする。
(一部改正〔平成14年規則17号・28年24号〕)
(配付文書等の転送又は返付)
第20条 文書取扱責任者は、総務課から配布された文書及び直接受領した文書のうち、当該課等の所管に属さないと認められる文書があるときは、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 主管の課等が明らかな文書(特殊郵便物を除く。)は、直ちに当該主管の課等に転送すること。
(2) 特殊郵便物及び主管の課等が明らかでない文書は、直ちに総務課に返付すること。
第3章 文書の処理
(配付文書の収受等)
第21条 受領文書の配付を受けた文書取扱責任者は、次の各号に掲げるところにより、当該文書を処理しなければならない。
(1) 文書は、直ちに開封し、当該文書の余白欄に受付印(様式第12号)を押すとともに一連の番号を付し、文書収受簿に必要事項を記載するものとし、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。
(2) 新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、あいさつ状及び簡単な報告書等で保存又は処理を要しないと認められる文書は、前号の手続を省略することができる。
(3) 親展文書は、開封しないで封筒の余白に受付印を押すとともに、文書収受簿に必要事項を記載するものとする。
(4) 収受した文書のうち、収受の日が権利の得喪に関係のあるものの封皮は、その文書に添付しておかなければならない。
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(1) 重要な文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの
(2) 上級官庁からの通達又は訓令等で重要であると認められるもの
(3) 事務の性質により、その処理に長期の日時を要すると認められるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に上司の閲覧が必要であると認められるもの
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(経由文書の処理)
第23条 本市を経由する文書は、主管の課等において経由印(様式第13号)を押し、文書経由簿に必要事項を記載するものとする。
第4章 文書の起案
(文書の起案)
第24条 文書の起案は、起案用紙(様式第14号)を用いなければならない。
(1) 起案及び処理について、一定の帳票が定められているもの
(2) 軽易な事案で文書の余白を利用して処理できるもの
3 起案用紙による起案は、次の各号に掲げる要領により作成しなければならない。
(1) 起案は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、同一性の事案については、「第1案」「第2案」等により一括処理することができる。
(2) 起案文書には、個別フォルダー名、決裁区分、発信番号、公開及び開示決定等の参考意見、起案年月日、起案者、あて名、発信者名並びに件名その他の必要事項をそれぞれの欄に記載しなければならない。
(3) 文体及び表現等については、分かりやすい口語体を用い、平易明確に行わなければならない。
(4) 起案にあたって参考とした資料及び参照した条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜書きし、又は関係書類を添付しなければならない。
(5) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載するものとする。
(6) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添付するものとする。
(一部改正〔平成13年規則11号・14年17号・17年24号〕)
(決裁区分)
第25条 起案文書の決裁区分は、牛久市事務決裁規程(昭和62年訓令第1号。以下「決裁規程」という。)の規定による決裁区分又は専決区分とする。
(起案文書の回議)
第26条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 起案文書の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けなければならない。
(2) 回議を受けた上司(決裁規程第2条に規定する決裁権者(以下「決裁者」という。)を除く。)が、起案内容に異議があるときは、回議すべき職員間において協議し意思決定をした上で、再度回議に付すものとする。
(3) 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。
(起案文書の合議)
第27条 起案文書の回議において、法令等に定めがあるものを除き、他の課等及び他の部と関係のあるものについては、次の各号により合議の決裁を受けなければならない。
(1) 同一の部で他の課等に関係のあるものは、主管課長等の決裁を受けてから、関係課長等の合議を経て主管次長及び主管部長の決裁を受けること。
(2) 他の部に関係のあるものは、関係部課等の合議を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
(一部改正〔平成14年規則17号・16年15号・21年14号・令和4年8号〕)
(合議文書の取扱い)
第28条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し直ちに回議しなければならない。
2 合議を受けた事項について異議があるときは、主管部長、主管次長又は主管課長等と協議するものとし、協議が整わないときは、その内容を添付して回議するものとする。
3 合議を経た起案文書の要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(一部改正〔平成21年規則14号〕)
(審査)
第29条 起案文書は、次の各号に掲げる事項について、文書取扱責任者の審査を受けなければならない。
(1) 起案文書の決裁区分及び合議先に関すること。
(2) 起案用紙に定められた記載事項の表示に関すること。
(3) 起案文書の文章及び用字用語に関すること。
2 起案文書のうち次の各号に掲げるものは、総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 議会に提出を要する事案
(2) 条例、規則、告示及び訓令の制定、改正又は廃止に関する事案
(決裁)
第30条 決裁者は、起案文書の回議を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。
(決裁日の記載)
第32条 起案文書には、決裁者において決裁の年月日を記載するものとする。
第5章 文書の施行
(文書の施行)
第33条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮をうけるものとする。
(文書の浄書及び印刷)
第34条 文書の浄書及び印刷については、原則として主管の課等において行うものとする。
(公印及び契印の押印)
第35条 施行する文書には、牛久市公印に関する規則(平成14年規則第18号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、押印を省略することができる。
(1) 市の組織内に発する文書
(2) 書簡文
(3) 法令等の規定により、押印する必要のない文書及び押印を省略することが認められている文書
(4) 通知及び照会等で同じ内容の文書を多数のものに発する文書
(5) 押印を省略することができると市長が認めた文書
(6) その他軽易な文書
2 施行する文書のうち特に重要な文書及び権利の得喪に関係する文書については、契印を押印しなければならない。
3 許可書、認可書又は契約書等権利の得喪に関係する文書で、当該文書が2枚以上の文書となる場合は、その綴じ目又はつづり目に押印しなければならない。
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(文書の発送)
第36条 文書の発送は、郵送若しくは運送便又は使送によるものとし、総務課において行う。ただし、総務課長が特別の事由があると認めるものについては、主管の課等において文書を発送することができる。
2 郵送により発送する文書は、原則として料金後納とする。ただし、これにより難いときは、料金別納、郵便切手若しくは郵便葉書又は総務課長の指定した方法とする。
4 運送便により発送する運送費は、資金前渡による支払方法とする。
5 発送する文書は、すべて主管の課等において封又は包装をし、次の各号に掲げる区分に従い、処理しなければならない。
(1) 郵送及び運送便により発送する文書は、午後3時までに総務課へ提出しなければならない。
(2) 使送により発送する文書は、午後1時までに総務課に提出しなければならない。
(勤務時間外における文書の発送)
第37条 勤務時間外に主管の課等において前条第1項の規定による文書発送を行うときは、主管課長等は、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。
第6章 文書の整理、保管及び保存
(文書整理の原則)
第38条 文書は、ファイリングシステムにより整理、保管及び保存するものとする。
(文書の保管単位)
第39条 文書の保管単位は、課等とする。ただし、総務部長が他の保管単位とすることが適当と認めるときは、この限りでない。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(文書の保管用具等)
第40条 文書の整理及び保管にあたっては、原則として3段引き出し型の文書収納専用器具(以下「キャビネット」という。)及びファイリングシステム用文具を使用するものとする。
3 キャビネットは、原則として保管単位ごとに1箇所に集中して配列する。ただし、執務室の状況等により、やむを得ない事由があると総務部長が認めるときは、この限りでない。
4 キャビネット等の増減は、文書の収納状況を調査のうえ総務部長が決定する。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(文書の整理及び保管)
第41条 職員は、勤務時間中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。
2 保管する文書は、原則としてキャビネットの上2段に現年度の文書を収納し、下1段に前年度の文書を収納するものとする。
3 文書は、文書分類名を記載した個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に収納しなければならない。
4 当日中に処理の終わらない文書で、収納すべき個別フォルダーが作成されていない文書は、事務担当者ごとに所有するやりかけフォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に収納することができる。
5 各課に共通する文書は、総務部長が別に定めるところにより整理及び分類し、キャビネットの所定の位置に収納しなければならない。
(一部改正〔平成14年規則17号・16年15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
2 ファイル基準表は、原則として現年度の文書を移し替えるときに作成するものとする。
3 部長は、第1項の規定によりファイル基準表の提出を受けた場合は、市長に報告をしたうえでファイル基準表を確定させるものとする。
4 課長等は、毎年4月末日までに、ファイル基準表を2部作成し、1部を保管し、1部を総務部長に提出しなければならない。
5 課長等は第45条に規定する引継ぎ後に、ファイル基準表総括表を2部作成し、1部を保管し、1部を総務部長に提出しなければならない。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号・令和4年8号〕)
(文書の保存期間及び保存区分)
第43条 文書の保存期間(文書を保管し、又は保存する期間をいう。以下同じ。)は、法令等に定めがあるものを除き、永年、10年、5年、3年又は1年の保存区分とする。
2 課長等は、別表第2に掲げる保存区分に従い、一の個別フォルダーごとに当該課等の主管文書の保存期間を定めるものとする。
(一部改正〔平成13年規則11号・18年66号〕)
(保存期間の起算)
第44条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算し、会計年度によらないものは文書が完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。
(文書の引継ぎ)
第45条 課長等は、保存すべき文書について、ファイル基準表の序列に従い保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継ぎ番号を記入し、総務部長に引き継がなければならない。
2 総務部長は、前項の引継ぎを行うときは文書取扱責任者立会いの下でファイル基準表と照合し、原則として個別フォルダーごと保存期間区分別の保存箱に入れ替え、ファイル基準表の整理番号欄に当該入れ替えた保存箱の番号を記入するものとする。
3 総務部長は、前2項の規定により引き継いだ保存箱を保存期間ごとに整理し、総務部長が指定する書庫で保存するものとする。
4 前項の規定にかかわらず庁舎外の課等の保存文書は、総務部長と協議のうえ庁舎外の当該課等において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況について文書取扱責任者立合いの下で総務部長の確認を受けた後、当該課等の課長等が行うものとする。
5 特に必要のある文書で主管の課等において保存を必要とするものは、総務部長と協議のうえ、当該主管の課等において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況について文書取扱責任者立合いの下で総務部長の確認を受けた後、当該課等の課長等が行うものとする。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第46条 職員が総務部長に引き継いだ保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする場合は、保存文書閲覧・貸出簿(様式第21号)に必要事項を記入し、総務部長の指示に従い閲覧又は貸出しを受けるものとする。
3 前2号の規定により閲覧又は貸出しを行う場合において、保存文書に機密に属する文書がある場合は、総務部長又は保存文書を管理する課長等は、機密に属する文書を主管する課長等の承認を得た上で閲覧又は貸出しを行うものとする。
4 保存文書の貸出し期間は7日間以内とし、やむを得ない理由により長期貸出しを必要とする場合は、総務部長又は保存文書を管理する課長等に申し出なければならない。
5 閲覧又は貸出しを受けた保存文書は、加筆、抜き取り、取り替え、又は添削してはならない。
6 閲覧又は貸出しを受けた保存文書を紛失し、又は汚損したときは、直ちに総務部長及び当該文書の主管課長等に報告しなければならない。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(保管文書の廃棄)
第47条 課長等は、課等で保管している文書を随時調査し、保管の必要がないと認められる文書を廃棄することができる。
(保存文書の廃棄及び保存期間の延長)
第48条 総務部長は、保存期間が満了した保存文書(以下「期間満了文書」という。)について、期間満了文書を主管する部長に保存期間が満了したことを通知するものとする。
2 部長は、前項の通知を受けた場合は、期間満了文書の廃棄及び延長について確定するものとする。
3 総務部長は、毎年4月末日までに、前項の規定により廃棄が確定した期間満了文書を廃棄しなければならない。
4 総務部長は、期間満了文書を廃棄したときは、部長に廃棄した旨を報告するものとする。
5 部長は、永年保存の文書のうち20年を経過して保存の必要がないと認められる文書について、総務部長と協議のうえ、これを廃棄することができる。
6 部長は、保存期間の満了した文書のうち更に保存することが必要と認められる文書については、総務部長と協議のうえ保存期間を延長することができる。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(歴史資料の取扱い)
第49条 総務部長は、前条第1項の規定により廃棄する文書が確定したときは、廃棄する文書の目録を歴史資料主管の課長等に送付しなければならない。
2 歴史資料主管の課長等は、前項の規定により廃棄する文書の目録の送付を受けたときは、その内容を調査し、市の歴史資料と認められる文書については、総務部長から引き継ぐことができる。
(一部改正〔平成16年規則15号・18年16号・66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
(文書廃棄上の注意)
第50条 総務部長及び課長等は、文書を廃棄する場合において、機密を保持する必要のある文書又は悪用されるおそれのある文書を廃棄するときは、裁断、溶融、焼却、その他適当な方法により処分し、文書情報の漏えいを防止しなければならない。
(一部改正〔平成13年規則11号・16年15号・18年66号・23年20号・30号・25年43号・30年25号〕)
第7章 補則
(その他)
第51条 この規則に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成12年4月1日から施行する。
(経過規定)
2 この規則の規定ににかかわらず、文書の管理及び維持について使用する帳票等の様式は、所要の補正をした上でなお当分の間使用することができる。
附則(平成13年規則第11号)
(施行期日)
1 この規則は、平成13年4月1日から施行する。
(適用)
2 この規則による改正後の牛久市文書取扱規則第43条第2項及び第3項の規定は、平成12年3月1日以後に第45条の規定により引き継がれる文書から適用する。
附則(平成13年規則第43号)
この規則は、平成13年9月1日から施行する。
附則(平成13年規則第61号)
この規則は、平成14年1月1日から施行する。
附則(平成14年規則第17号)
(施行期日)
1 この規則は、平成14年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(適用区分)
2 この規則による改正後の牛久市文書取扱規則の規定は、施行日以後に作成又は取得した文書から適用し、施行日前に作成又は取得した文書は、なお従前の例による。
(経過規定)
3 前項の規定にかかわらず、改正後の第13条の規定により書留等文書受領簿及び文書収受簿に新たに付される最初の受領番号及び収受番号は、改正前の書留等文書収受簿及び文書受付簿の最後の収受番号及び受付番号に続く番号とする。
附則(平成14年規則第56号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成14年規則第68号)
この規則は、平成15年1月1日から施行する。
附則(平成15年規則第43号)
この規則は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年規則第15号)
この規則は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年規則第24号)
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年規則第16号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年規則第66号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成19年規則第22号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年規則第16号)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年規則第14号)
この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年規則第17号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成23年3月30日規則第20号)
この規則は、平成23年4月1日から施行する。(後略)
附則(平成23年5月30日規則第30号)
この規則は、平成23年6月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日規則第13号)
この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月29日規則第43号)
この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成25年11月20日規則第57号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成26年3月17日規則第4号)
この規則は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日規則第26号)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。(後略)
附則(平成28年規則第24号)
(施行期日)
1 この規則は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置の原則)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てであってこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附則(平成28年規則第25号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年規則第44号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成29年規則第13号)
この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年規則第25号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成30年規則第38号)
この規則は、平成31年7月1日から施行する。
附則(令和2年規則第23号)
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年規則第26号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和4年規則第8号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年規則第6号)
この規則は、令和5年2月1日から施行する。
附則(令和5年規則第41号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年規則第22号)
この規則は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和7年規則第23号)
この規則は、令和7年4月1日から施行する。
附則(令和7年規則第43号)
この規則は、令和7年10月1日から施行する。
附則(令和7年規則第50号)
この規則は、令和7年11月1日から施行する。
附則(令和8年規則第12号)
この規則は、令和8年4月1日から施行する。
別表第1(第14条関係)
(全部改正〔平成16年規則15号〕、一部改正〔平成17年規則24号・18年16号・19年22号・20年16号・21年14号・22年17号・23年20号・30号・24年13号・25年43号・26年4号・27年26号・28年25号・29年13号・令和2年23号・4年8号・5年6号・41号・6年22号・7年23号・43号・50号・8年12号〕)
文書記号
区分 | 記号 |
市名で施行する文書 | 牛久市第 号 |
市長名で施行する文書 | 牛久市甲第 号 |
市長名で施行する文書(契約検査課専用印を使用するもの) | 牛久市契第 号 |
市長名で施行する文書(税務課専用印を使用するもの) | 牛久市税第 号 |
市長名で発行する証明書(税務課専用印を使用するもの) | 牛税証第 号 |
市長名で施行する文書(収納課専用印を使用するもの) | 牛久市納第 号 |
市長名で発行する証明書(収納課専用印を使用するもの) | 牛納証第 号 |
市長名で施行する文書(障がい福祉課専用印を使用するもの) | 牛久市福第 号 |
市長名で施行する文書(総合福祉センター専用印を使用するもの) | 牛久市総福第 号 |
市長名で施行する文書(高齢福祉課専用印を使用するもの) | 牛久市高第 号 |
市長名で発行する証明書(こども家庭課専用印を使用するもの) | 牛こ証第 号 |
市長名で施行する文書(こどもの未来応援センター専用印を使用するもの) | 牛久市応第 号 |
市長名で施行する文書(健康づくり推進課専用印を使用するもの) | 牛久市健第 号 |
市長名で施行する文書(医療年金課専用印を使用するもの) | 牛久市医第 号 |
市長名で施行する文書(総合窓口課専用印を使用するもの) | 牛久市窓第 号 |
市長名で施行する文書(総合窓口課専用印を使用するもの) | 牛久市戸発第 号 |
市長名で発行する証明書(総合窓口課専用印を使用するもの) | 牛窓証第 号 |
市長名で施行する文書(ひたち野リフレプラザ市民窓口専用印を使用するもの) | 牛久市リ第 号 |
副市長名で施行する文書 | 牛久市乙第 号 |
会計管理者名で施行する文書 | 牛久市会管第 号 |
市長公室長名で施行する文書 | 牛久市市公室第 号 |
経営企画部長名で施行する文書 | 牛久市企部第 号 |
総務部長名で施行する文書 | 牛久市総部第 号 |
市民部長名で施行する文書 | 牛久市市部第 号 |
保健福祉部長名で施行する文書 | 牛久市保福部第 号 |
環境経済部長名で施行する文書 | 牛久市環経部第 号 |
建設部長名で施行する文書 | 牛久市建部第 号 |
福祉事務所長名で施行する文書 | 牛久市福所第 号 |
市長公室次長名で施行する文書 | 牛久市市公室次第 号 |
経営企画部次長名で施行する文書 | 牛久市企部次第 号 |
総務部次長名で施行する文書 | 牛久市総次第 号 |
市民部次長名で施行する文書 | 牛久市市次第 号 |
保健福祉部次長名で施行する文書 | 牛久市保福次第 号 |
こども局長名で施行する文書 | 牛久市保こ局第 号 |
環境経済部次長名で施行する文書 | 牛久市環経次第 号 |
建設部次長名で施行する文書 | 牛久市建次第 号 |
秘書課長名で施行する文書 | 牛久市秘課第 号 |
営業戦略課長名で施行する文書 | 牛久市営課第 号 |
広報広聴課長名で施行する文書 | 牛久市広課第 号 |
親子のため課長名で施行する文書 | 牛久市親課第 号 |
政策企画課長名で施行する文書 | 牛久市政課第 号 |
財政課長名で施行する文書 | 牛久市財課第 号 |
デジタル推進課長名で施行する文書 | 牛久市デ課第 号 |
総務課長名で施行する文書 | 牛久市総課第 号 |
人事課長名で施行する文書 | 牛久市人課第 号 |
管財課長名で施行する文書 | 牛久市管課第 号 |
契約検査課長名で施行する文書 | 牛久市契課第 号 |
税務課長名で施行する文書 | 牛久市税課第 号 |
収納課長名で施行する文書 | 牛久市納課第 号 |
市民活動課長名で施行する文書 | 牛久市市活課第 号 |
総合窓口課長名で施行する文書 | 牛久市総窓課第 号 |
地域安全課長名で施行する文書 | 牛久市地課第 号 |
防災課長名で施行する文書 | 牛久市防課第 号 |
危機管理監名で施行する文書 | 牛久市危管監第 号 |
社会福祉課長名で施行する文書 | 牛久市社課第 号 |
障がい福祉課長名で施行する文書 | 牛久市障課第 号 |
高齢福祉課長名で施行する文書 | 牛久市高福課第 号 |
こども家庭課長名で施行する文書 | 牛久市こ課第 号 |
保育課長名で施行する文書 | 牛久市保課第 号 |
保育園長名で施行する文書 | 牛久市保園第 号 |
こどもの未来応援センター長名で施行する文書 | 牛久市こ応第 号 |
健康づくり推進課長名で施行する文書 | 牛久市健課第 号 |
医療年金課長名で施行する文書 | 牛久市医課第 号 |
環境政策課長名で施行する文書 | 牛久市環課第 号 |
放射能対策室長名で施行する文書 | 牛久市放対室第 号 |
新エネルギー対策室長名で施行する文書 | 牛久市新対室第 号 |
廃棄物対策課長名で施行する文書 | 牛久市廃課第 号 |
農業政策課長名で施行する文書 | 牛久市農政課第 号 |
未来創造課長名で施行する文書 | 牛久市未課第 号 |
文化財課長名で施行する文書 | 牛久市文課第 号 |
シャトー再生推進課長名で施行する文書 | 牛久市再課第 号 |
都市計画課長名で施行する文書 | 牛久市都課第 号 |
建築住宅課長名で施行する文書 | 牛久市建住課第 号 |
道路整備課長名で施行する文書 | 牛久市道課第 号 |
下水道課長名で施行する文書 | 牛久市下課第 号 |
会計課長名で施行する文書 | 牛久市会課第 号 |
別表第2(第43条関係)
(追加〔平成18年規則66号〕、一部改正〔平成19年規則22号・25年57号・28年24号・44号・令和2年23号・3年26号・4年8号〕)
1 行政運営
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 | |
主管課 | 各課 | |||
01 市議会 | 01 市議会 | 01 市議会の招集等 | 永 | |
02 市議会への議案の提出 | 永 | |||
03 市議会への報告案件の提出 | 永 | |||
04 委員会記録・委員会審査報告 | 永 | |||
05 市議会の会議結果 | 永 | |||
06 市議会会議録 | 永 | |||
07 請願・陳情・要望・意見 | 10 | |||
02 事務事業の企画調整等 | 01 庁議(準ずる会議を含む。) | 01 庁議の開催・結果 | 1 | 随 |
02 庁議・庁議資料 | 永 | 1 | ||
03 庁議の結果 | 永 | 1 | ||
02 部内・調整会議 | 01 調整会議の開催 | 1 | 随 | |
02 調整会議の結果 | 5 | 1 | ||
03 上記以外で事務事業の企画調整等に関するもの | 01 その他庁内の連絡調整のための会議開催・結果 | 5 | 1 | |
03 事務事業執行の基本方針、計画等 | 01 基本構想 | 01 基本構想の策定等 | 永 | 1 |
02 基本構想(印刷物) | 随 | 随 | ||
02 基本計画 | 01 基本計画の策定等 | 永 | ||
02 基本計画素案 | 5 | 1 | ||
03 基本計画(印刷物) | 随 | 随 | ||
03 実施計画 | 01 実施計画の策定 | 5 | ||
02 実施計画素案 | 3 | 1 | ||
03 実施計画(印刷物) | 随 | 随 | ||
04 重点施策 | 01 重点施策の策定 | 5 | 5 | |
02 執行計画 | 5 | 5 | ||
05 事業別基本計画 | 01 事業別基本計画等の策定等(予算編成等の前提となる重要な計画に限る。) | 永 | ||
02 事業別基本計画等(印刷物) | 随 | |||
04 事務事業の進行管理、執行状況 | 01 年間計画等 | 01 個別事務事業の年間処理計画等 | 3 | |
02 事業概要 | 01 各部事業概要の作成 | 3 | 随 | |
02 各部事業概要(印刷物) | 随 | 随 | ||
03 統計 | 01 事務事業の実施状況に関する統計資料 | 3 | ||
05 市の組織 | 01 組織変更等 | 01 組織又は所掌事務の変更 | 永 | 3 |
06 事務改善 | 01 事務処理の改善 | 01 全庁的な事務処理方法の改善等 | 永 | 1 |
02 個別の事務事業における事務処理方法の改善等 | 3 | |||
07 行政改革 | 01 行政改革 | 01 行政改革大綱 | 5 | 随 |
02 協働研究会 | 5 | 随 | ||
08 監査 | 01 監査 | 01 監査調書 | 5 | 1 |
02 監査通告書 | 5 | 1 | ||
03 監査結果報告書 | 永 | 1 | ||
04 改善措置報告書 | 永 | 1 | ||
02 審査 | 01 決算審査調書 | 5 | 1 | |
02 決算審査通告書 | 5 | 1 | ||
03 決算審査意見書 | 永 | 1 | ||
03 検査 | 01 例月出納検査チェックリスト兼改善結果報告書 | 10 | 1 | |
2 審議会、検討組織、連絡組織等
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 |
01 審議会等の附属機関(法令により設置されたもの) | 01 運営 | 01 構成員の任命・委嘱 | 5 |
02 会議の開催 | 3 | ||
03 構成員の報酬等の支出 | 5 | ||
02 会議 | 01 諮問・答申等に関するもの | 永 | |
02 会議録(添付された会議資料を含む。) | 5 | ||
03 会議資料(会議録に添付する以外のものに限る。) | 随 | ||
02 私的諮問機関(要綱により設置されたもの) | 01 運営 | 01 構成員の委嘱 | 5 |
02 会議の開催 | 3 | ||
03 構成員の報酬の支出 | 5 | ||
02 会議 | 01 検討報告等 | 永 | |
02 会議録(添付された会議資料を含む。) | 5 | ||
03 会議資料(会議録に添付する以外のものに限る。) | 随 | ||
03 内部検討組織(市の職員により構成されたもの) | 01 運営 | 01 構成員の指定 | 3 |
02 会議の開催 | 1 | ||
02 会議 | 01 検討報告等で重要なもの | 永 | |
02 検討報告等で軽易なもの | 5 | ||
03 会議録(添付された会議資料を含む。) | 5 | ||
04 会議資料(会議録に添付する以外のものに限る。) | 随 | ||
04 連絡組織等(他の行政機関等との連絡会、研究会等) | 01 運営 | 01 構成員の指定・推薦等 | 3 |
02 会議の開催 | 1 | ||
03 分担金等の支出 | 5 | ||
02 会議 | 01 会議資料(会議録に添付する以外のものに限る。) | 3 | |
02 会議録(添付された会議資料を含む。) | 5 | ||
05 市民等との懇談会等 | 01 運営 | 01 会議の開催 | 1 |
02 会議 | 01 会議資料(会議録に添付する以外のものに限る。) | 3 | |
02 会議録(添付された会議資料を含む。) | 10 | ||
06 市民が組織する団体等 | 01 運営 | 01 会議の開催 | 1 |
02 会議 | 01 会議資料(会議録に添付する以外のものに限る。) | 3 | |
02 会議録(添付された会議資料を含む。) | 5 | ||
07 外郭団体等 | 01 外郭団体等 | 01 市の出資による公社その他の法人等の設立 | 永 |
3 公衆関係
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 | |
主管課 | 各課 | |||
01 広報・広聴等 | 01 広報 | 01 広報紙その他広報出版物の作成 | 3 | 1 |
02 報道機関等への情報提供 | 1 | 1 | ||
03 広報紙の刊行 | 永 | 随 | ||
04 掲示板の使用 | 1 | 随 | ||
02 広聴 | 01 市民満足度調査の実施 | 3 | 1 | |
02 市民満足度調査の結果 | 5 | 随 | ||
03 その他市民に対するアンケート調査等の実施 | 3 | 1 | ||
04 その他市民に対するアンケート調査等の結果 | 5 | 随 | ||
03 陳情・要望等 | 01 陳情書・要望書 | 10 | 3 | |
02 相談・苦情処理 | 01 意見・苦情処理 | 01 市政等への意見に対する処理 | 10 | 3 |
02 相談 | 01 各種相談事業の実施 | 5 | ||
02 相談員の推薦依頼・委嘱等 | 5 | |||
03 電話等による苦情処理の記録 | 3 | |||
03 表彰 | 01 市表彰 | 01 国、他公共団体各種功労者表彰の実施・受章者の選考 | 永 | 5 |
02 01以外で表彰に関するもの | 01 叙位・叙勲・褒章・大臣表彰・知事表彰等の受章 | 永 | 5 | |
02 候補者の推薦 | ||||
ア 将来の例証になるもの | 永 | |||
イ ア以外のもので市長決裁又は副市長専決 | 10 | |||
ウ ア以外のもので部長専決 | 10 | |||
エ ア以外のもので課長専決 | 5 | |||
04 名義使用 | 01 名義使用 | 01 後援、共催等名義使用の承認 | 3 | 1 |
05 災害 | 01 災害の記録 | 01 災害の対応記録 | ||
ア 将来の例証になる大災害の対応記録 | 永 | |||
イ 災害の対応記録 | 5 | |||
02 火災発生報告書 | 5 | |||
4 文書、公印、例規等
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 | |
主管課 | 各課 | |||
01 文書 | 01 収受発議 | 01 文書の収受 | 5 | |
02 配布・発送 | 01 文書の配布 | 1 | 随 | |
02 文書の発送 | 5 | |||
03 指令・諮問・専決 | 01 指令・諮問・専決原簿 | 永 | ||
04 保管・保存 | 01 ファイル基準表 | 永 | 1 | |
02 ファイリングシステムの実施 | 3 | 1 | ||
03 文書の廃棄、延長 | 永 | |||
04 情報公開目録 | 永 | 1 | ||
02 公印 | 01 公印 | 01 公印台帳 | 永 | |
02 公印の新調、改刻又は廃止 | 永 | 1 | ||
03 公印の刷込み等 | 5 | 1 | ||
04 公印の事故 | 10 | 3 | ||
05 公印使用簿 | 5 | |||
03 例規等 | 01 法令・例規(例規とは公布番号を付す条例、規則、訓令、告示等をいう。) | 01 例規の制定改廃を伴う事案の決定 | 永 | |
02 例規の審査依頼 | 随 | 1 | ||
03 例規等の制定通知 | 1 | 随 | ||
04 例規の公布原本 | 永 | |||
05 例規の原簿(条例・規則・訓令) | 永 | |||
02 01以外の要綱・要領等 | 01 要綱の制定改廃(要綱とは、市長決裁により制度の基本的事項を定めたもので、例規以外のものをいう。) | 永 | ||
02 要領の制定改廃(要領とは、部長専決により制度の実施に当たっての細目的事項を定めたものをいう。) | 10 | |||
03 官報等 | 01 官報及び官報号外 | 3 | ||
02 県報 | 3 | |||
04 告示・公示送達 | 01 告示 | 01 告示原簿及び公告原簿 | 永 | |
02 他の行政機関等からの掲示依頼 | 1 | |||
02 公示送達 | 01 税の賦課徴収等に関する書類の公示送達 | 永 | ||
02 その他の書類の公示送達 | 永 | |||
05 調査・照会・回答 | 01 調査・照会・回答 | 01 調査・照会・回答・報告・進達・副申等 | ||
ア 重要なもの | 5 | |||
イ 定例的又は定型的なもの | 3 | |||
5 人事
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 | |
主管課 | 各課 | |||
01 人事管理 | 01 管理 | 01 グループ編成 | 永 | 随 |
02 在職証明書 | 5 | |||
02 職員表彰 | 01 職員表彰 | 永 | ||
03 服務 | 01 職員の勤務状況 | 5 | ||
02 職員の人事評価 | 10 | |||
03 育児休業の承認 | 永 | |||
04 育児休業手当金 | 5 | |||
05 兼業許可の申請及び承認 | 永 | |||
06 事務引継書 | 5 | |||
02 任免 | 01 一般職員採用 | 01 採用及び発令 | 永 | |
02 採用時提出書類 | 永 | |||
03 採用時履歴書 | 永 | |||
02 人事異動 | 01 人事異動 | 10 | ||
03 退職 | 01 退職 | 永 | ||
02 勧奨退職 | 永 | |||
03 年金 | 永 | |||
04 会計年度任用職員 | 01 会計年度任用職員の採用 | 永 | 5 | |
02 会計年度任用職員名簿 | 永 | |||
03 会計年度任用職員の給与及び報酬 | 5 | |||
05 非常勤職員 | 01 非常勤職員の採用 | 永 | 5 | |
02 非常勤職員名簿 | 永 | |||
03 非常勤職員の給与及び報酬 | 5 | |||
06 臨時職員 | 01 臨時職員の採用 | 永 | 3 | |
02 臨時職員名簿 | 永 | |||
03 臨時職員の給与及び報酬 | 5 | |||
07 事務従事 | 01 選挙事務の事務従事 | 5 | ||
02 国勢調査事務の事務従事 | 5 | |||
03 昇給・昇格 | 01 昇給 | 01 定期昇給 | 永 | |
02 特別昇給 | 永 | |||
04 試験・採用 | 01 採用選考等 | 01 新規採用試験 | 10 | |
02 昇任試験 | 10 | |||
05 分限・懲戒 | 01 分限・懲戒 | 01 職員の分限・懲戒 | 永 | |
06 人事制度 | 01 公平委員会 | 01 公平委員会 | 永 | |
07 研修 | 01 市研修 | 01 職員研修 | 5 | 1 |
02 研修復命書 | 10 | |||
03 職員研修マニュアル | 随 | |||
02 合同研修 | 01 他団体との合同研修 | 5 | 1 | |
03 派遣研修 | 01 派遣研修 | 5 | 1 | |
04 研修受入 | 01 研修受入 | 5 | 1 | |
08 給与・旅費 | 01 給与 | 01 給与支給 | 5 | 1 |
02 給与証明 | 5 | |||
02 旅費 | 01 旅行命令簿 | 5 | ||
03 上記以外で給与・旅費に関するもの | 01 給与に関する通知等 | 1 | 随 | |
09 職員手当 | 01 職員手当 | 01 期末勤勉手当 | 5 | |
02 単身赴任手当 | 5 | |||
03 住居手当 | 5 | |||
04 通勤手当 | 5 | |||
05 時間外勤務手当 | 5 | 5 | ||
06 退職手当 | 5 | |||
07 児童手当 | 5 | |||
08 特殊勤務手当 | 5 | |||
09 管理職手当 | 5 | |||
02 01以外で職員手当に関するもの | 01 手当に関する通知等 | 1 | 随 | |
10 調査 | 01 調査 | 01 統計調査員 | 永 | |
02 人口調査 | 5 | |||
03 農業調査 | 5 | |||
04 消費・生活調査 | 5 | |||
05 事業所調査 | 5 | |||
06 国勢調査 | 5 | |||
11 福利厚生 | 01 職員互助会 | 01 互助会事業に関わる文書 | 5 | |
02 各種給付金・補助金 | 5 | |||
03 各種保険の加入・脱退 | 5 | |||
04 指定施設の利用 | 1 | |||
02 共済組合 | 01 被扶養者の認定・抹消 | 5 | ||
02 医療給付金等 | 5 | |||
03 共済組合台帳 | 永 | |||
04 その他共済組合への提出書類等 | 5 | |||
03 財形貯蓄 | 01 財形貯蓄の加入、解約等 | 5 | ||
04 被服貸与 | 01 被服貸与 | 5 | ||
05 社会保険 | 01 会計年度任用職員の社会保険 | 5 | ||
02 非常勤職員の社会保険 | 5 | |||
03 臨時職員の社会保険 | 5 | |||
06 上記以外で福利厚生に関するもの | 01 職員の福利厚生に関する通知等 | 1 | 随 | |
12 健康管理 | 01 安全衛生管理 | 01 安全衛生委員会 | 5 | |
02 メンタルヘルス | 5 | |||
03 健康診断その他の各種検診の実施 | 5 | 1 | ||
04 健康診断その他の各種検診の結果 | 5 | |||
02 公務災害 | 01 公務災害 | 5 | ||
6 予算・決算
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 | |
主管課 | 各課 | |||
01 予算 | 01 編成 | 01 予算編成方針 | 10 | 1 |
02 予算編成 | 10 | 1 | ||
03 予算書 | 永 | 1 | ||
04 予算科目の設定・変更・廃止 | 5 | 1 | ||
05 予算成立に係る通知・報告・公表 | 5 | |||
02 執行 | 01 予算執行計画 | 5 | 3 | |
02 差金凍結解除 | 5 | |||
03 繰越計算書 | 5 | |||
03 流用・充用 | 01 予算の流用 | 5 | 5 | |
02 予備費の充用 | 5 | 5 | ||
04 継続費等 | 01 継続費 | 10 | 5 | |
02 繰越明許費 | 10 | |||
03 債務負担行為 | 10 | 5 | ||
05 交付金 | 01 決定通知 | 10 | 10 | |
06 国庫補助金 | 01 交付申請 | 10 | 10 | |
02 交付決定 | 10 | 10 | ||
03 実績報告及び交付額確定 | 10 | 10 | ||
07 起債 | 01 起債申請及び許可 | 永 | ||
02 起債借入 | 永 | |||
03 起債償還 | 永 | |||
08 基金 | 01 基金の設置及び廃止 | 永 | ||
02 基金の積立及び取崩 | 10 | |||
09 執行委任 | 01 他部局への歳出予算の執行委任 | 5 | ||
10 交付税 | 01 普通交付税 | 5 | ||
02 特別交付税 | 5 | |||
02 決算 | 01 決算 | 01 各会計歳入歳出決算書・決算説明書 | 永 | 随 |
02 決算報告 | 10 | |||
03 決算統計 | 永 | |||
02 主要な施策の成果 | 01 主要な施策の成果 | 5 | 随 | |
03 上記以外で予算・決算に関するもの | 01 上記以外で予算・決算に関するもの | 01 予算・決算事務に係る通知 | 3 | 随 |
7 会計
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 | |
主管課 | 各課 | |||
01 金銭会計 | 01 一般 | 01 出納整理 | 10 | |
02 収支予定表 | 1 | 1 | ||
03 資金の運用 | 3 | |||
04 現金等の亡失・損傷等の報告 | 永 | 永 | ||
02 収入 | 01 歳入の調定 | 5 | 3 | |
02 つり銭、両替金の留め置き | 5 | 5 | ||
03 収入事務の委託 | 5 | 5 | ||
04 不納欠損処分額通知書 | 5 | 3 | ||
05 収入未済額の繰越し | 5 | 3 | ||
06 収入事務に関する帳票類 | 3 | 3 | ||
03 支出 | 01 支出命令の根拠となる事案の決定 | 3 | ||
02 支出命令書 | 10 | 5 | ||
03 支払済小切手帳 | 10 | |||
04 誤納金・過納金の還付 | 10 | 5 | ||
05 前渡金支払精算書及び概算払精算書 | 10 | 5 | ||
06 交際費等に係る領収書及び支払証明書 | 5 | |||
07 支出事務の委託 | 5 | 3 | ||
08 支出事務に関する帳票類 | 5 | 3 | ||
04 振替収支 | 01 振替収支に関する帳票類 | 10 | ||
05 雑部金 | 01 歳入歳出外現金の収入・支払 | 10 | 5 | |
02 保管有価証券の受入及び払出 | 10 | 1 | ||
06 諸帳簿 | 01 現金出納簿 | 10 | 5 | |
02 歳入簿 | 5 | 5 | ||
03 前渡金・概算払整理簿 | 10 | 5 | ||
04 歳入歳出外現金受払簿 | 10 | 5 | ||
05 保管有価証券受払簿 | 10 | 5 | ||
06 基金記録簿 | 10 | |||
07 諸表 | 01 預金明細書 | 5 | ||
02 会計別収支日計表 | 5 | |||
03 歳入歳出外現金等明細表 | 5 | |||
02 物品会計 | 01 物品管理 | 01 所管換通知 | 1 | |
02 出納手続等 | 01 物品の出納手続等に関する帳票類 | 5 | 1 | |
03 諸帳簿等 | 01 物品現在高調書 | 5 | 3 | |
02 不用品処分に関する調書 | 5 | |||
03 貸付品・寄託品 | 5 | 5 | ||
04 備品台帳 | 5 | |||
04 消耗品 | 01 消耗品管理 | 5 | ||
8 契約・財産等
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 | |
主管課 | 各課 | |||
01 契約 | 01 契約締結 | 01 課等の重要業務に関する契約の締結及び事案の決定(決裁・契約書含む。) | 永 | |
02 01を除く契約による契約の締結及び事案の決定(決裁・契約書含む。) | 10 | |||
03 契約の締結及び事案の決定のうち軽易なもの(決裁・契約書含む。) | 5 | |||
04 主管課契約に係る契約締結及び事案の決定 | 5 | |||
05 契約台帳 | 10 | |||
02 指示・報告 | 01 課等の重要業務に関する契約に係る指示書・報告書 | 永 | ||
02 01を除く契約に係る指示書・報告書 | 10 | |||
03 契約に係る指示書・報告書のうち軽易なもの | 5 | |||
03 検査 | 01 完成又は完了検査・検査記録 | 10 | 10 | |
04 上記以外で契約に関するもの | 01 その他契約事務に係る軽易な内容のもの | 1 | 1 | |
02 公有財産 | 01 管理 | 01 財産台帳 | 永 | |
02 財産現在高報告書又は現在高総計算書 | 3 | 3 | ||
03 保険への加入 | 5 | 5 | ||
02 引継ぎ | 01 財産の引継ぎ | 永 | ||
03 引渡し | 01 行政財産の引渡し | 永 | ||
04 取得等 | 01 土地建物の取得等の依頼 | 1 | 3 | |
02 土地建物の取得等に係る契約の締結 | 5 | 永 | ||
03 土地境界確認申請・承諾書 | 永 | |||
04 登記済証 | 5 | 永 | ||
05 使用許可 | 01 行政財産の使用許可 | 5 | ||
06 寄附受領 | 01 寄附の受領 | 5 | 永 | |
07 普通財産の貸付け | 01 普通財産の貸付けの決定 | |||
ア 特に重要な貸付け | 永 | |||
イ ア以外の貸付け | 5 | |||
08 用途廃止等 | 01 行政財産の用途廃止又は変更 | 5 | 10 | |
02 行政財産滅失・き損の報告 | 10 | 10 | ||
09 帳簿類 | 01 行政財産使用許可簿 | 10 | 10 | |
02 行政財産貸付簿 | 10 | 10 | ||
03 普通財産貸付簿 | 10 | |||
04 財産増減異動整理簿 | 10 | 3 | ||
05 総括簿 | 10 | 10 | ||
10 上記以外で公有財産に関するもの | 01 その他公有財産の管理事務に係る軽易な内容のもの | 1 | 1 | |
03 協定・覚書等 | 01 協定・覚書等 | 01 土地建物の利用関係に関する協定・覚書等 | 永 | 永 |
02 業務の委託等に伴う協定・覚書等 | 永 | 永 | ||
03 他の行政機関等との相互協力に関する協定等 | 永 | |||
04 上記以外の協定・覚書等 | 10 | |||
9 税その他の徴収金
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 |
01 市税 | 01 一般 | 01 相続人代表者の指定 | 10 |
02 納税管理人の申告 | 10 | ||
03 特別市税に関する証明 | 3 | ||
02 賦課徴収 | 01 申告書その他税額決定の基礎となる書類 | 10 | |
02 市民税県民税課税台帳 | 10 | ||
03 家屋課税台帳等 | 永 | ||
04 土地課税台帳等 | 永 | ||
05 償却資産課税台帳 | 永 | ||
06 固定資産課税台帳 | 10 | ||
07 税額の決定及び納税の通知(簡易なものを除く) | 10 | ||
08 軽自動車課税台帳 | 10 | ||
09 軽自動車税に係る標識の交付 | 10 | ||
10 償却資産申告書 | 永 | ||
11 有価証券による納付又は納入の委託 | 5 | ||
12 過誤納金の還付又は充当 | 5 | ||
02 使用料・手数料 | 01 使用料・手数料 | 01 使用料及び手数料の額の決定又は改定 | 永 |
02 使用料及び手数料納入の通知 | 10 | ||
03 上記以外の徴収金 | 01 保険料等 | 01 保険料等の賦課決定及び納入の通知 | 10 |
02 保険料等に係る過誤納金の還付 | 10 | ||
04 減免・徴収猶予 | 01 減免・徴収猶予 | 01 減免又は徴収猶予の決定又は取消し | |
ア 特に重要又は異例に属するもの | 永 | ||
イ 重要なもの | 10 | ||
02 換価猶予の決定又は取消し | |||
ア 特に重要又は異例に属するもの | 永 | ||
イ 重要なもの | 10 | ||
03 担保の設定、解除 | |||
ア 特に重要又は異例に属するもの | 永 | ||
イ 重要なもの | 10 | ||
05 滞納処分等 | 01 督促 | 01 督促状の発付 | 3 |
02 延滞金 | 01 延滞金の額の決定 | 5 | |
02 延滞金の減免 | 5 | ||
03 差押え | 01 差押えの決定 | 永 | |
02 差押えの解除 | 永 | ||
03 交付要求 | 10 | ||
04 交付要求の解除 | 10 | ||
04 執行停止 | 01 滞納処分の執行停止 | 永 | |
06 上記以外で税その他の徴収金に関するもの | 01 上記以外で税その他の徴収金に関するもの | 01 税その他の徴収金の口座振替による収納 | 5 |
02 税その他の徴収金に関する軽易な内容のもの | 3 | ||
10 行政処分・争訟・損害賠償等
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 |
01 行政処分 | 01 一般 | 01 申請に対する処分に係る審査基準等の設定等 | 永 |
02 不利益処分に係る処分基準の設定等 | 永 | ||
02 申請に対する処分 | 01 許可・認可等の申請・決定 | ||
ア 特に重要又は異例に属するもの | 永 | ||
イ 重要なもの | 10 | ||
ウ 定例的又は定型的なもの | 5 | ||
エ 登録、証明書の交付等定型的かつ軽易なもの | 1 | ||
02 許可事項に関する台帳類 | 5 | ||
03 不利益処分 | 01 不利益処分の決定(聴聞等の事前手続を含む。) | ||
ア 特に重要又は異例に属するもの | 永 | ||
イ 重要なもの | 10 | ||
ウ 定例的又は定型的なもの | 5 | ||
02 届出 | 01 届出 | 01 市に対する各種の届出 | |
ア 特に重要又は異例に属するもの | 永 | ||
イ 重要なもの | 10 | ||
ウ 定例的又は定型的なもの | 5 | ||
02 届出事項に関する台帳類 | 5 | ||
03 行政指導 | 01 行政指導 | 01 行政指導に係る書面の交付 | 5 |
04 争訟 | 01 行政不服審査 | 01 処分に対する審査請求 | 永 |
02 審査請求に係る弁明書の提出 | 永 | ||
02 訴訟 | 01 市を当事者とする訴訟 | 永 | |
05 損害賠償 | 01 損害賠償 | 01 損害賠償額の決定 | 永 |
02 賠償金の支払 | 永 | ||
02 損害保険 | 01 損害賠償に係る保険加入 | 5 | |
02 賠償金の支払に係る保険金の請求 | 5 | ||
11 金銭・サービスの給付等
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 |
01 金銭の給付 | 01 助成金等の交付 | 01 助成金等交付事業の実施 | 5 |
02 助成金等の交付決定 | 5 | ||
03 助成金等に係る実績報告書等 | 5 | ||
04 助成金等の額の確定 | 5 | ||
02 手当等の支給 | 01 手当等の受給資格の認定、手当額変更の認定 | 10 | |
02 手当等の受給資格の認定却下 | 10 | ||
03 受給者台帳 | 10 | ||
04 受給資格消滅の決定 | 10 | ||
05 手当等の支給決定 | 5 | ||
06 未払いの手当の支給決定 | 5 | ||
07 手当等の返還請求 | 5 | ||
08 受給資格の得喪変更に関する事項の届出 | 5 | ||
09 受給者の状況調査 | 5 | ||
02 金銭の貸付 | 01 貸付金 | 01 金銭の貸付事業の実施決定 | 5 |
02 貸付けの決定 | 5 | ||
03 貸付金の支出 | 5 | ||
04 貸付者台帳 | 10 | ||
05 貸付金償還台帳 | 10 | ||
06 貸付金の償還方法変更の承認 | 5 | ||
07 貸付金の償還免除の決定 | 5 | ||
08 貸付金の一時償還の請求 | 5 | ||
02 融資あっせん | 01 融資あっせん事業の実施決定 | 10 | |
02 融資あっせんの決定 | 10 | ||
03 サービスの給付等 | 01 サービスの給付 | 01 各種サービス給付事業の実施 | 5 |
02 各種サービス受給者の決定 | 5 | ||
03 各種サービス受給者台帳 | 5 | ||
04 各種サービス事業の受給資格消滅の決定 | 5 | ||
02 医療給付等 | 01 医療給付等受給者の資格認定 | 5 | |
02 医療給付等に係る台帳類 | 5 | ||
03 療養費等の支給 | 5 | ||
04 診療報酬支払明細書(レセプト) | 5 | ||
05 医療給付等に係る不当利得の返還請求 | 5 | ||
06 第三者行為による損害賠償請求 | 5 | ||
04 上記以外で金銭・サービスの給付等に関するもの | 01 上記以外で金銭・サービスの給付等に関するもの | 01 上記各事業の実施に付随する軽易な内容のもの | 1 |
12 行事等の開催
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 |
01 行事等の開催 | 01 行事等の開催 | 01 行事等の開催 | |
ア 記念行事等の開催で将来の例証になるもの | 永 | ||
イ 記念行事等の開催でア以外のもの | 5 | ||
ウ 上記以外の行事、講座等の開催 | 3 | ||
02 行事等の実施に伴う他の官公署に対する申請・届出 | 3 | ||
03 行事等の実施に伴う業務の委託 | 5 | ||
04 報償費の支払 | 5 | ||
05 参加者名簿等 | 3 | ||
02 01以外で行事等の開催に関するもの | 01 その他行事等の開催に付随する軽易な内容のもの | 1 | |
13 市の施設・道路・公園・用地
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 |
01 市の施設 | 01 設置管理 | 01 施設の設置・廃止 | 永 |
02 施設の管理運営に関する基本的事項の決定・変更 | 永 | ||
03 施設の設置・変更等に係る官公署への届出等 | 3 | ||
04 施設の休止 | 5 | ||
05 消防計画の作成 | 5 | ||
06 免許の申請・更新 | 永 | ||
02 施設の建設 | 01 施設の新築工事の起工書その他基本的なもの | 永 | |
02 施設の設計原図(複製物を除く。) | 永 | ||
03 工事台帳 | 永 | ||
04 施設の改修工事に関するもの | |||
ア 特に重要な改修工事 | 永 | ||
イ その他の改修工事 | 5 | ||
05 その他施設に係る工事に関する軽易な内容のもの | 5 | ||
02 道路・橋梁・公園・用地 | 01 市道の設置管理 | 01 道路の使用・通行許可 | 3 |
02 寄附の受領 | 永 | ||
03 市道路線の認定・廃止・市域変更 | 永 | ||
04 道路の占用許可 | 5 | ||
05 借地契約 | 永 | ||
06 橋梁借用占用許可 | 5 | ||
07 市道路線の境界確定 | 永 | ||
08 道路台帳・基本となる図面類 | 永 | ||
02 公園の設置管理 | 01 公園の設置・廃止 | 永 | |
02 公園の設置管理に関する事案の決定 | |||
ア 特に重要な事案 | 永 | ||
イ ア以外の事案 | 10 | ||
03 用地取得・補償 | 01 土地売買契約書 | 永 | |
02 用地交渉記録 | 永 | ||
04 土木工事 | 01 道路・公園に関する工事の起工 | ||
ア 課の重要業務に関するもの | 永 | ||
イ アを除く重要なもの | 10 | ||
ウ 軽易なもの | 5 | ||
02 橋梁・埋立工事に関する工事の起工 | |||
ア 課の重要業務に関するもの | 永 | ||
イ アを除く重要なもの | 10 | ||
ウ 軽易なもの | 5 | ||
03 その他の土木工事の起工 | |||
ア 課の重要業務に関するもの | 永 | ||
イ アを除く重要なもの | 10 | ||
ウ 上記以外で軽易なもの | 5 | ||
14 都市計画
大分類 | 中分類 | 文書の内容 | 保存年限 |
01 都市計画 | 01 都市計画 | 01 都市計画決定図書 | 永 |
02 都市計画に関する届出・申請 | |||
ア 課の重要業務に関するもの | 永 | ||
イ アを除く重要なもの | 10 | ||
ウ 上記以外で軽易なもの | 5 | ||
02 屋外広告物 | 01 屋外広告物許可書 | 10 | |
03 建築指導 | 01 建築に関する届出・申請 | ||
ア 課の重要業務に関するもの | 永 | ||
イ アを除く重要なもの | 10 | ||
ウ 上記以外で軽易なもの | 5 | ||
04 土地利用 | 01 土地利用に関する届出・申請 | ||
ア 課の重要業務に関するもの | 永 | ||
イ アを除く重要なもの | 10 | ||
ウ 上記以外で軽易なもの | 5 | ||
(一部改正〔平成14年規則17号・16年15号・18年66号〕)
(全部改正〔平成14年規則17号〕)
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(一部改正〔平成14年規則17号〕)
(全部改正〔令和8年規則12号〕)
(全部改正〔平成17年規則24号〕、一部改正〔令和5年規則41号〕)
(全部改正〔平成17年規則24号〕)
(全部改正〔平成17年規則24号〕)
(全部改正〔平成17年規則24号〕)
(全部改正〔平成14年規則56号〕)
