2　代決者は、代決した事務のうち必要と認めるものについて教育長の後閲を受けなければならない。

2　秘密に属する文書は、特に注意を払って取り扱い、他の者の目に触れる場所に放置してはならない。

2　文書は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

2　教育総務課長は、文書の受領、配布、収受及び発送について、総括し管理する。

2　文書取扱責任者は、課及び教育機関の室長、課長補佐若しくはグループのリーダー又はそれらに相当する職の者で、当該課長等が指名する者をもって充てる。

3　文書取扱者は、文書取扱責任者以外の者で、当該課長等が指名する者をもって充てる。

2　文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

2　令達文書の種別は次の各号に掲げるとおりとし、その定義は、それぞれ当該各号に定めるものとする。

3　一般文書は、令達文書以外の文書をいう。

2　一般文書は、教育長名をもって施行するものとする。ただし、軽易なものについては、当該文書の決裁権限を有する者の名をもって施行することができる。

2　文書中に郵便料金の未納、不足のあるものは、官公庁から発せられたもの又は教育部長が必要と認めたものに限り、その未納、不足の料金を納付して収受するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは起案用紙によらないことができる。この場合において、必要があると認めるときは、公開・開示決定等参考意見印(様式第13号)を押印し、所定の事項を記入するものとする。

3　起案用紙による起案は、次の各号に掲げる要領により作成しなければならない。

2　合議を受けた事項について異議があるときは、主管課長又は主管する教育機関の長と協議するものとし、協議が整わないときは、その内容を添付して回付するものとする。

3　合議を経た起案文書の要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　公印及び契印の使用は、牛久市教育委員会公印規則(昭和61年教育委員会規則第4号)第8条の規定による。

3　印刷した同文の通知書、照会文書及び礼状その他の書簡文書は、第1項の規定にかかわらず、公印又は契印を省略することができる。

4　許可書、認可書、契約書等の権利の得喪変更に関係がある文書が2枚以上にわたるときは割印を、これらの文書を訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。

5　第1項、第2項及び前項の規定は、発送文書以外の文書で公印の押印を必要とするものについて準用する。

2　郵送により発送する文書は、郵便切手若しくは郵便葉書等の方法とする。

3　郵便切手及び郵便葉書等を使用する場合において主管の課及び教育機関は、郵便切手及び郵便葉書等の受払い状況を郵便切手受払簿(様式第14号)及び郵便葉書受払簿(様式第15号)により、明確にしておかなければならない。

4　運送便により発送する運送賃は、資金前渡による支払方法とする。

2　前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、教育部長と協議のうえ、その他の保管庫、図面庫及び書棚等に収納することができる。この場合において、キャビネット内の所定の位置に、当該文書の名称、収納場所を表示する所在カード(様式第16号)を保管しておかなければならない。

3　キャビネットは、原則として保管単位ごとに1箇所に集中して配列する。ただし、執務室の状況等により、やむを得ない事由があると教育部長が認めるときは、この限りでない。

4　キャビネット等の増減は、文書の収納状況を調査のうえ教育部長が決定する。

2　保管する文書は、原則としてキヤビネツトの上2段に現年度の文書を収納し、下1段に前年度の文書を収納するものとする。

3　文書は、文書分類名を記載した個別フオルダーに収納し、キヤビネツトの所定の位置に収納しなければならない。

4　当日中に処理の終わらない文書で、収納すべき個別フオルダーが作成されていない文書は、事務担当者ごとに所有するやりかけフオルダーに収納し、キヤビネツトの所定の位置に収納することができる。

5　各課に共通する文書は、教育部長が別に定めるところにより整理及び分類し、キャビネットの所定の位置に収納しなければならない。

2　ファイル基準表は、原則として現年度の文書を移し替えるときに作成するものとする。

3　教育部長は、第1項の規定によりファイル基準表の提出を受けた場合は、教育長に報告をしたうえでファイル基準表を確定させるものとする。

4　課長及び教育機関の長は、毎年4月末日までに、ファイル基準表を2部作成し、1部を保管し、1部を教育部長に提出しなければならない。

5　課長等は第44条に規定する引継ぎ後に、ファイル基準表総括表を2部作成し、1部を保管し、1部を教育部長に提出しなければならない。

2　前項の保存区分は、牛久市文書取扱規則(平成12年規則第5号)別表第2の例による。

3　課長及び教育機関の長は、前項に規定する保存区分に従い、一の個別フォルダーごとに当該課及び教育機関の主管文書の保存期間を定めるものとする。

4　前項の規定に基づき定められた個別フォルダーごとの保存期間は、第41条第4項の規定によりファイル基準表を確定した時点で、確定するものとする。

2　教育部長は、前項の引継ぎを行うときは、文書取扱責任者立会いのもとでフアイル基準表と照合し、原則として個別フオルダーごと保存期間区分別の保存箱に入れ替え、ファイル基準表の整理番号欄に当該入れ替えた保存箱の番号を記入するものとする。

3　教育部長は、前2項の規定により引き継いだ保存箱を保存期間ごとに整理し、市長部局の市民総務部長が指定する書庫で保存するものとする。

4　前項の規定にかかわらず庁舎外の課及び教育機関の保存文書は、教育部長と協議のうえ庁舎外の当該課及び教育機関において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況について文書取扱責任者立会いのもとで教育部長の確認を受けた後、当該課長及び教育機関の長が行うものとする。

5　特に必要のある文書で主管の課及び教育機関において保存を必要とするものは、教育部長と協議のうえ、当該主管の課及び教育機関において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況について文書取扱責任者立会いのもとで教育部長の確認を受けた後、当該課及び教育機関の長が行うものとする。

2　職員が前条第4項及び第5項の規定により保存されている文書の閲覧又は貸出しを受けようとする場合は、保存文書閲覧・貸出簿(様式第19号)に必要事項を記入し、当該課長及び教育機関の長の指示に従い閲覧又は貸出しを受けるものとする。

3　前2号の規定により閲覧又は貸出を行う場合において、保存文書に機密に属する文書がある場合は、教育部長は、機密に属する文書を主管する課長及び教育機関の長の承認を得たうえで閲覧又は貸出を行うものとする。

4　保存文書の貸出し期間は7日間以内とし、やむを得ない理由により長期貸出しを必要とする場合は、教育部長に申し出なければならない。

5　閲覧又は貸出しを受けた保存文書は、加筆、抜き取り、取り替え、又は添削してはならない。

6　閲覧又は貸出しを受けた保存文書を紛失し、又は汚損したときは、直ちに教育部長及び当該文書の主管課長に報告しなければならない。

2　前項の通知を受けた課長及び教育機関の長は、期間満了文書の廃棄及び延長について確定するものとする。

3　教育部長は、毎年4月末日までに、前項の規定により廃棄が確定した期間満了文書を廃棄しなければならない。

4　教育部長は、期間満了文書を廃棄したときは、課長及び教育機関の長に廃棄した旨を報告するものとする。

5　課長及び教育機関の長は、永年保存の文書のうち20年を経過して保存の必要がないと認められる文書について、教育部長と協議のうえ、これを廃棄することができる。

6　課長及び教育機関の長は、保存期間の満了した文書のうち更に保存することが必要と認められる文書については、教育部長と協議のうえ保存期間を延長することができる。

1　この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

2　牛久市教育委員会事務局処務規程(昭和55年教育委員会規程第1号)は廃止する。

(施行期日)

1　この規程は、平成13年4月1日から施行する。

(適用)

2　この規程による改正後の牛久市教育委員会処務規程第42条第2項及び第3項の規定は、平成12年3月1日以降に第44条の規定により引き継がれる文書から適用する。

この規程は、平成13年7月1日から施行する。

この規程は、平成13年9月1日から施行する。

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年6月1日から施行する。

この訓令は、平成24年1月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の場合においては、この訓令による改正後の牛久市教育員会処務規程目次、第2章、第3条、第19条、様式第10号及び様式第12号の規定は適用せず、この訓令による改正前の牛久市教育委員会処務規程目次、第2章、第3条、第19条、様式第10号及び様式第12号の規定は、なおその効力を有する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。