○牛久市議会タブレット型端末機等使用基準
令和2年12月21日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この基準は、牛久市議会におけるタブレット型端末機等の使用について、必要な事項を定めるものとする。
(1) 会議等 牛久市議会の本会議、常任委員会、特別委員会、議会運営委員会、議員全員協議会、議員連絡会、会派代表者会議その他議長が認めるものをいう。
(2) 会議システム 会議用アプリケーションソフトウェアとサーバを一体化させたシステムのことをいう。
(3) 議会用端末機 牛久市議会の会議システムを利用するために用いられるタブレット型端末機のことをいう。
(4) その他情報機器 議会用端末機以外のタブレット端末機、ノートパソコン等の情報機器のことをいう。
(5) アプリケーションソフトウェア 議会用端末機の利用者が端末機上で実行しようとする作業を実施する機能を直接的に有するソフトウェアのことをいう。
(6) サーバ 主として議会用端末機の操作によって生じる各種サービス要求を処理するコンピュータのことをいう。
(議会用端末機及びその他情報機器の使用者)
第3条 議会用端末機及びその他情報機器を使用することができる者は、牛久市議会議員(以下「議員」という。)、議会事務局職員、会議等に出席する説明員及び議長が許可した者とする。
(議会用端末機の貸与)
第4条 議長は、議会活動(議員の選挙に係るものを除く。)に供するため、議員に議会用端末機を無償で貸与するものとする。
2 議員は、議会用端末機を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
3 議員は、その身分を失ったときは、直ちに、自らが議会用端末機に保存したデータ及び追加したアプリケーションソフトウェアを削除し、議長に当該議会用端末機を返却しなければならない。この場合において、議長は、当該議会用端末機に当該データ又はアプリケーションソフトウェアが残存するときであっても、その保全及び保管の責任を負わないものとする。
(一部改正〔令和3年議会訓令1号〕)
(議会用端末機及びその他情報機器の使用制限)
第5条 議会用端末機を貸与された議員(以下「使用者」という。)は、議会用端末機及びその他情報機器を使用するにあたって、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 会議等においては、次に掲げる使用を行わないこと。
ア 電子メールの送信及びソーシャルメディアへの投稿
イ 議事の内容に関係の無いウェブサイトの閲覧
ウ 会議等の録音並びに写真及び動画の撮影
エ その他会議等に関係のない目的の使用
(2) 会議等においては、画面表示が第三者の目に触れることがあることに鑑みて個人情報等の配慮を必要とする情報の表示の際には注意すること。
(3) 会議等においては、電子音及び振動音が鳴らないようにすること。また、操作音が会議等の支障とならないよう配慮すること。
(4) 議会活動に関わりのない目的で使用しないこと。
(5) 貸与された議会用端末機は、使用者が責任を持って管理し、使用者本人以外に使用させないこと。
(6) 盗難、紛失、破損又は動作の不具合等の故障が発生したときは、議会用端末機の盗難・紛失・破損・故障報告書(様式第1号)により速やかに議長へ報告すること。
(7) 議会活動における調査及び研究のため新たにアプリケーションソフトウェアをインストールしようとする場合は、議会用端末機におけるアプリケーションソフトウェア追加申出書(様式第2号)により、事前に議長に申し出ること。この場合において、アプリケーションソフトウェアの購入費用及び使用料金については使用者が負担すること。
(8) 貸与された議会用端末機は、貸与時の機能を損なわないよう、必要な維持管理及びアップデート等を行うこと。
(9) 情報の外部送信等に際しては、個人情報の保護に留意するほか、情報の内容等を十分精査し、その可否を判断すること。
(10) 前号の外部送信を行う場合は、データ等の誤送信の防止に努めるとともに、当該情報が意図せずして不特定多数の者に拡散した場合の結果を考慮し、細心の注意を払うこと。
(11) 貸与された議会用端末機に使用者が所有するその他情報機器、USBメモリ等の電磁的記録媒体その他これに類する機器に接続するにあたっては、あらかじめ、議長に対し、接続する機器を届け出るとともに、当該機器に接続する使用者の責任において、情報の漏洩を防止するために必要な措置をとること。
(12) 貸与された議会用端末機に資料等を保存する場合は、会議システム内に保存された資料等のうち個人情報を含まないもののみとし、電子メール機能等による送受信は個人情報を含まない資料等に限るものとする。
(13) 貸与された議会用端末機においてウイルス感染又は個人情報等の漏えいがあった場合は、速やかに実情を把握し、議会用端末機におけるデータ漏えい・ウイルス感染報告書(様式第3号)により議長に報告するとともに、必要な措置を講ずること。
(14) 第10条の規定により議会用端末機の初期化をしようとする場合において、議会用端末機を返却すること。
(一部改正〔令和3年議会訓令1号・6年1号〕)
(セキュリティ対策)
第6条 使用者は、市の情報及び会議システムの保全に関し、積極的に協力し、かつ、誠実に対処しなければならない。
(通知及び届出等)
第7条 議員及び議会事務局は、双方の間で通知及び届出等を議会用端末機の電子メール機能により行うことができる。ただし、文書によることが必要な場合は、文書で通知及び届出等を行わなければならない。
(事故等の対応)
第8条 使用者は、議会用端末機の盗難、紛失等の事故が発生したときは、速やかに議会事務局又はあらかじめ指定された緊急連絡先に報告するものとする。
2 使用者は、故意又は重過失により議会用端末機を損傷し、又は紛失した場合は、その修理等に係る経費を負担しなければならない。
3 議会用端末機の盗難及び紛失による個人情報の漏えい等の事故については、当該使用者の責任において対応するものとする。
(使用の中止)
第9条 議長及び委員長等は、会議等において、貸与した議会用端末機について第5条に規定する使用制限に反する利用がある場合その他議事に支障を及ぼすと判断した場合は、その使用者に注意を促し、改善されないときは、議会用端末機及びその他情報機器の使用の中止を命ずることができる。
2 前号に定めるもののほか、議長は、議会用端末機及びその他情報機器の使用に際し、本使用基準に反する利用があったと認める場合はその使用者に注意を促し、改善されないときは、議会用端末機及びその他情報機器の使用の中止を命ずることができる。
第10条 議長は、議員が第4条第3項の規定により議会用端末機を返却した場合その他必要と認めた場合には、議会用端末機を初期化することができる。この場合において、議会用端末機の初期化により議員が当該議会用端末機に保存したデータ若しくは追加したアプリケーションソフトウェアが消滅し又は損傷したときであっても、議長は責任を負わないものとする。
(追加〔令和3年議会訓令1号〕)
(委任)
第11条 この基準に定めるもののほか必要な事項は、議長が別に定める。
(一部改正〔令和3年議会訓令1号〕)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年1月1日から施行する。
(牛久市議会情報機器使用基準の廃止)
2 牛久市議会情報機器使用基準(令和元年議会訓令第1号)は、廃止する。
附則(令和3年議会訓令第1号)
この訓令は、令和3年12月1日から施行する。
附則(令和6年議会訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の牛久市議会タブレット型端末機等使用基準第5条第12号の規定の適用については、この訓令の施行の日以後に会議システム内に保存された資料等について適用し、同日前の会議システム内に保存された資料等については、なお従前の例による。
(一部改正〔令和6年議会訓令1号〕)
(一部改正〔令和6年議会訓令1号〕)
(一部改正〔令和6年議会訓令1号〕)
