○牛久市立学校処務規程
平成16年3月24日
教委訓令第1号
牛久市立学校処務規程(平成元年教育委員会訓令第6号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、牛久市立学校管理規則(昭和56年教育委員会規則第2号)第32条の規定に基づき、学校の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 学校において事務を取り扱う場合の書類(図面、帳票、資料、マイクロフィルム及びその他各種の記録)をいう。
(2) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じ即時に利用できるよう系統的に分類、整理、保管及び保存を行い、不要文書として廃棄するまでの一連の文書管理の仕組みをいう。
(3) 保管 文書を活用するための当該文書に係る事案を担当する学校の執務室内において、現年度文書及び前年度文書等を管理することをいう。
(4) 保存 学校で一定期間保管した文書を保存箱に収納し書庫等執務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(5) 移替え 保管してある文書を現年度の引出しから前年度の引出しに移すことをいう。
(6) 引継ぎ 保管してある文書を保存箱へ収納し、教育総務課長に引き継ぐことをいう。
(一部改正〔平成31年教委訓令1号・令和6年2号〕)
(事務の代決)
第3条 校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。
(代決の制限等)
第4条 重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについてはこの限りでない。
2 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。
(文書公開等の原則)
第5条 文書の公開等は、牛久市情報公開条例(平成16年条例第34号)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び牛久市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第3号)の定めるところによる。
(一部改正〔平成17年教委訓令2号・令和5年2号〕)
(文書の用紙規格及び文書記述の原則)
第6条 文書の作成に当たっては、日本産業規格A列4判の規格の用紙を用いることを原則とする。
2 文書は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令等の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの
(3) 慣習上、横書きでは不適当と思われるもの
(4) その他、校長が特に縦書きを適当と認めたもの
(一部改正〔平成30年教委訓令4号〕)
(文書管理責任者)
第7条 学校における文書事務の管理責任者は、校長とし文書事務を総括する。
(文書取扱責任者及び文書取扱者)
第8条 学校に文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。
2 文書取扱責任者は、教頭又はそれに相当する職の者で、校長が指名する者をもって充てる。
3 文書取扱者は、文書取扱責任者以外の者で、校長が指名する者をもって充てる。
(一部改正〔平成17年教委訓令2号〕)
(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)
第9条 文書取扱責任者は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布、発送及び審査に関すること。
(2) 文書の整理、保管、移替え、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(3) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(4) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。
(5) その他文書の取扱いについて必要なこと。
2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、受付、配布、浄書印刷及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、移替え、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(3) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。
(4) ファイリングシステムの適正な運用に関すること。
(5) その他文書の取扱いについて必要なこと。
(文書の収受等)
第10条 学校に到着した文書は、文書取扱責任者が収受し、速やかに次の各号に定めるところにより処理するものとする。
(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押印し、文書受付簿に登録したうえ、直接その宛名の者に配付し受領印を徴すること。この場合において配付を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続を経るものとする。
(3) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、宛名の者に配付して受領印を徴するものとする。
2 校長は、前項第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、文書取扱責任者を経て担当職員に配付するものとする。
(文書の起案)
第11条 事件の処理については、起案用紙(様式第4号)により担当職員において起案し、校長の決裁を受けるものとする。ただし、軽易な照会等に対する回答については、当該文書の余白に朱書で起案することができる。
(文書の発送)
第12条 発送を要する文書は、担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押印し、文書取扱責任者に回付するものとする。
(簿冊への登録番号)
第13条 第10条第1項第1号に規定する文書受付簿、同項第3号に規定する金券等受付簿及び第12条第2項に規定する文書発送簿に登録する場合の番号は、毎年1月1日をもって更新する。
(文書整理の原則)
第14条 文書は、ファイリングシステムにより整理、保管及び保存するものとする。
(文書の保管単位)
第15条 文書の保管単位は、各学校とする。
(文書の保管用具)
第16条 文書の整理及び保管に当たっては、原則として3段引き出し型の文書収納専用器具(以下「キャビネット」という。)及びファイリングシステム用の用具を使用するものとする。
3 キャビネットは、原則として保管単位ごとに1箇所に集中して配列する。ただし、執務室の状況等によりやむを得ない事由があるときは、この限りでない。
4 キャビネット等の増減は、文書の収納状況を調査のうえ教育総務課長が決定する。
(一部改正〔平成31年教委訓令1号・令和6年2号〕)
(文書の整理及び保管)
第17条 学校教職員は、執務時間中を除き文書を自己の手元に置いてはならない。
2 保管する文書は、原則としてキャビネットの上2段に現年度の文書を収納し、下1段に前年度の文書を収納するものとする。
3 文書は、文書分類名を記載した個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に収納しなければならない。
4 当日中に処理の終わらない文書で、収納すべき個別フォルダーが作成されていない文書は、個人ごとに所有するやりかけフォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に収納することができる。
5 全校(幼稚園を除く。)に共通する文書は、校長が別に定めるところにより整理及び分類し、キャビネットの所定の位置に収納しなければならない。
(一部改正〔平成17年教委訓令2号〕)
2 ファイル基準表の作成は、原則として現年度の文書を移替えるときに作成し、当該文書の引継ぎが完了したときに、確定するものとする。
3 校長は、毎年4月末日までにファイル基準表及びファイル基準表総括表を2部作成し、1部を保管し、1部を教育総務課長に提出しなければならない。
(一部改正〔平成31年教委訓令1号・令和6年2号〕)
(文書の保存期間及び保存区分)
第19条 文書の保存期間は、法令等に定めがあるものを除き永年、10年、5年、3年又は1年の保存区分とする。
2 校長は、別表に掲げる保存区分に従い、一の個別フォルダーごとに当該学校の主管文書の保存期間を定めるものとする。
(一部改正〔平成17年教委訓令2号〕)
(文書の引継ぎ)
第20条 校長は、保存すべき文書についてファイル基準表の序列に従い保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継ぎ番号を記入し、教育総務課長に引き継がなければならない。
2 教育総務課長は、前項の引継ぎを行うときは文書取扱責任者立会いのもとでファイル基準表と照合し、原則として個別フォルダーごとに保存期間区分別の保存箱へ入れ替え、ファイル基準表の整理番号欄に当該入れ替えた保存箱の番号を記入するものとする。
3 教育総務課長は、前2項の規定により引き継いだ保存箱を保存期間ごとに整理し、指定する書庫で保存するものとする。
4 特に必要のある文書で主管のある学校において保存を必要とするものは、教育総務課長と協議のうえ、当該学校において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は保存文書の保存状況について文書取扱者立会いのもとで教育総務課長の確認を受けた後、当該校長が行うものとする。
(一部改正〔平成31年教委訓令1号・令和6年2号〕)
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第21条 学校教職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする場合は保存文書閲覧貸出簿(様式第11号)に必要事項を記入し、教育総務課長の指示に従い閲覧又は貸出しを受けるものとする。
2 学校教職員が前条第4項の規定により保存されている文書の閲覧又は貸出しを受けようとする場合は、保存文書閲覧貸出簿に必要事項を記入し、当該校長の指示に従い閲覧又は貸出しを受けるものとする。
3 前項の規定により閲覧又は貸出しを行う場合において、保存文書に機密に属する文書がある場合は、教育総務課長は機密に属する文書を主管する校長の承認を得たうえで閲覧又は貸出しを行うものとする。
4 保存文書の貸出し期間は7日間以内とし、やむを得えない理由により長期貸出しを必要とする場合は教育総務課長に申し出なければならない。
5 閲覧又は貸出しを受けた保存文書は加筆、抜き取り、取り替え又は添削してはならない。
6 閲覧又は貸出しを受けた保存文書を紛失し、又は汚損したときは直ちに教育総務課長及び当該校長に報告しなければならない。
(一部改正〔平成31年教委訓令1号・令和6年2号〕)
(保管文書の廃棄)
第22条 校長は、学校で保管している文書を随時調査し、保管の必要がないと認められる文書を廃棄することができる。
(保存文書の廃棄及び保存期間の延長)
第23条 校長は、毎年4月末日までに保存期間が満了した保存文書を廃棄しなければならない。
2 校長は、永年保存の文書のうち20年を経過して保存の必要がないと認められる文書について、教育総務課長と協議のうえこれを廃棄することができる。
3 校長は、保存期間の満了した文書のうち更に保存することが必要と認められる文書については、教育総務課長と協議のうえ保存期間を延長することができる。
4 校長は、文書を廃棄したときはファイル基準表に廃棄年月日を記入しなければならない。
(一部改正〔平成31年教委訓令1号・令和6年2号〕)
(文書廃棄上の注意)
第24条 校長は、文書を廃棄する場合において機密を保持する必要がある文書又は悪用されるおそれのある文書を廃棄するときは、裁断、溶融、焼却その他適当な方法により処分し、文書情報の漏えいを防止しなければならない。
(委任)
第25条 この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は校長が定める。
附則
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年教委訓令第2号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年教委訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成30年教委訓令第4号)
この訓令は、平成31年7月1日から施行する。
附則(平成31年教委訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年教委訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年教委訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年教委訓令第2号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第19条関係)
(全部改正〔平成17年教委訓令2号〕、一部改正〔令和2年教委訓令1号〕)
保存文書の種類 | 保存期間 |
1 学校の管理運営に関するもの | |
(1) 学校沿革誌 | 永年 |
(2) 例規等重要報告書 | 永年 |
(3) 学校日誌 | 5年 |
(4) 保健日誌 | 3年 |
(5) 給食日誌 | 3年 |
(6) 日課表 | 5年 |
(7) 教科用図書配当表 | 5年 |
(8) 担任学級教科科目時間表 | 5年 |
(9) 学校医執務記録簿 | 5年 |
(10) 学校歯科医執務記録簿 | 5年 |
(11) 学校薬剤師執務記録簿 | 5年 |
(12) 文書受付簿 | 5年 |
(13) 金券等受付簿 | 3年 |
(14) 文書発送簿 | 3年 |
(15) 学校要覧 | 3年 |
(16) 職員会議録 | 3年 |
(17) 情報公開請求書・決定通知書 | 3年 |
(18) 個人情報開示請求書・決定通知書 | 3年 |
(19) 教育庁義務教育課(通知・通達) | 3年 |
(20) 県南教育事務所(通知・通達) | 3年 |
(21) 牛久市教育委員会(通知・通達) | 3年 |
(22) 異動に伴う転出職員の関係書類送付書 | 3年 |
(23) 会計年度任用職員勤務時間等報告書 | 5年 |
(24) 定期評定(臨時評定、条件付評定) | 3年 |
(25) 事務引継書 | 3年 |
(26) 育児休業通知・育児休業様式 | 3年 |
(27) 看護日誌 | 3年 |
(28) 管理備品契約書・検査調書 | 3年 |
(29) 管理備品購入・修理要望書 | 3年 |
(30) 廃棄管理備品申請書 | 3年 |
(31) 学級編成許可申請書 | 3年 |
(32) 保護者からの要望 | 3年 |
(33) 校務分掌 | 3年 |
(34) 証明書交付台帳 | 3年 |
(35) 主任承認申請 | 3年 |
(36) 学校事務栄養職員昇任推薦 | 3年 |
(37) 永年勤続職員表彰 | 3年 |
(38) 会計年度任用職員申込書 | 3年 |
(39) 職務専念義務免除願 | 3年 |
(40) 自家用車記録簿 | 3年 |
(41) 自家用車による公務出張承認申請書 | 3年 |
(42) 教育課程編成書 | 3年 |
(43) 特殊学級教育課程編成書 | 3年 |
(44) 教育課程実施状況報告書 | 3年 |
(45) 授業日変更承認申請書 | 3年 |
(46) 学校行事実施承認申請書 | 3年 |
(47) 教材届出書 | 3年 |
(48) 準教科書使用承認申請 | 3年 |
(49) 学力診断テスト採点、分析結果 | 3年 |
(50) 進路指導全体計画 | 3年 |
(51) 中学校(義務教育学校)卒業者進路状況調査 | 3年 |
(52) 高等学校入試結果 | 3年 |
(53) 教育課程実施報告書 | 3年 |
(54) 時間割表 | 3年 |
(55) 授業担当者一覧 | 3年 |
(56) 年間指導計画 | 3年 |
(57) 教科補助簿 | 3年 |
(58) 消防・防災計画 | 3年 |
(59) 消防用設備等点検結果報告書 | 3年 |
(60) 電気設備保安管理記録 | 3年 |
(61) 水質検査 | 3年 |
(62) 学校緊急時対策マニュアル | 3年 |
(63) 定期健康診断結果一覧表 | 3年 |
(64) 心臓病検診結果 | 3年 |
(65) 防火管理者承認申請 | 3年 |
(66) 給食補助金 | 3年 |
(67) 給食契約書 | 3年 |
(68) 給食検査報告 | 3年 |
(69) 細菌検査報告 | 3年 |
(70) 給食日常点検表(学期) | 3年 |
(71) 給食献立表 | 3年 |
(72) 給食材料表 | 3年 |
(73) 司書教諭講習受講者推薦 | 3年 |
(74) 就学援助認定資料 | 3年 |
(75) 就学援助・特殊奨励費認定書類 | 3年 |
(76) 就学援助認定通知 | 3年 |
(77) 就学援助世帯票 | 3年 |
(78) 就学援助委任状 | 3年 |
(79) 就学援助支給明細書 | 3年 |
(80) 就学援助調査・報告書 | 3年 |
(81) いじめ対策委員会 | 3年 |
(82) いじめ報告書 | 3年 |
(83) 生徒指導記録簿 | 3年 |
(84) 児童生徒の問題行動等生徒指導上の諸問題に関する調査 | 3年 |
(85) 永年勤続職員表彰 | 3年 |
(86) 社会保険｛加入調書・定時決定調書・変更報告書・資格喪失通知書(控)｝ | 3年 |
(87) 育児休業手当金請求書控 | 3年 |
(88) 教育プラザ建設基金納入簿 | 3年 |
(89) 証明書交付台帳 | 5年 |
(90) 人事発令通知書(写し) | 5年 |
(91) 会計年度任用職員辞令書 | 5年 |
(92) 出勤簿 | 5年 |
(93) 物品不用決議書処分調書 | 5年 |
(94) 教材廃棄承認申請書 | 5年 |
(95) 理科教育等教材備品廃棄申請書 | 5年 |
(96) 修了認定会議 | 5年 |
(97) 出席簿 | 5年 |
(98) 叙位叙勲 | 5年 |
(99) 学校概要 | 5年 |
(100) 歴代校長台帳 | 5年 |
(101) 履歴カード | 5年 |
(102) 退職に伴う功績調書 | 5年 |
(103) 寄付台帳 | 5年 |
(104) 学校危機管理マニュアル(県・市) | 5年 |
(105) 児童事故 | 5年 |
(106) 教職員事故 | 5年 |
(107) 学校施設設備事故 | 5年 |
(108) 卒業証書台帳 | 5年 |
(109) 卒業アルバム | 5年 |
(110) クラス別時間割表 | 5年 |
(111) 担任学級教科科目時間割表 | 5年 |
(112) 前期・前期転学教科用図書 | 5年 |
(113) 後期・後期転学教科用図書 | 5年 |
(114) 転入児童教科用図書給与証明書 | 5年 |
(115) 転出児童教科用図書給与証明書 | 5年 |
(116) 就学時健康診断票 | 5年 |
(117) 心臓病検診調査表 | 5年 |
(118) 心臓病検診所見票 | 5年 |
(119) 結核検診問診票 | 5年 |
(120) 日本脳炎予防接種予診票 | 5年 |
(121) 二種混合予防接種予診票 | 5年 |
(122) 心臓病管理指導表 | 5年 |
(123) 腎臓病管理指導表 | 5年 |
(124) 教職員健康診断票 | 5年 |
(125) 「心の教室相談員」勤務簿 | 5年 |
(126) 学校基本調査 | 5年 |
(127) 旅行命令票 | 5年 |
(128) 旅費計算資料 | 5年 |
(129) 昇給昇格管理台帳 | 5年 |
(130) 昇給昇格管理台帳作成資料 | 5年 |
(131) 給与基本マスタ内容一覧表 | 5年 |
(132) 昇給昇格該当者名簿 | 5年 |
(133) 昇給昇格該当者発令通知 | 5年 |
(134) 特殊学級担当者の給料調整額・受給者認定調書時間割表学校控 | 5年 |
(135) 初任給決定表(期付) | 5年 |
(136) 給与等受領書・支給明細書 | 5年 |
(137) 教育業務連絡指導手当整理簿 | 5年 |
(138) 時間外勤務及び休日勤務命令簿 | 5年 |
(139) 時間外勤務配当通知 | 5年 |
(140) 教員特殊業務従事簿 | 5年 |
(141) 給与振込口座マスタ内容一覧表 | 5年 |
(142) 扶養手当認定書類 | 5年 |
(143) 扶養手当現況確認書類 | 5年 |
(144) 認定消滅通勤カード | 5年 |
(145) 認定消滅住居カード | 5年 |
(146) 退職手当請求書学校控 | 5年 |
(147) 退職手当支給通知学校控 | 5年 |
(148) 単身赴任カード | 5年 |
(149) 単身赴任手当受給者現況確認 | 5年 |
(150) 貸与被服交付簿 | 5年 |
(151) 所属別給付金明細表 | 5年 |
(152) 退職共済年金事務 | 5年 |
(153) ファミリー年金事務 | 5年 |
(154) 共済組合貸付規程一部改正通知 | 5年 |
(155) 郵便切手受払簿 | 5年 |
(156) 市補助金・交付金(申請・決定・交付・実績報告) | 5年 |
(157) 学校徴収金一覧 | 5年 |
(158) 学校徴収金保護者配布文書 | 5年 |
(159) 学校徴収金取扱要項 | 5年 |
(160) 学校徴収金用名簿 | 5年 |
(161) 学校給食費滞納者整理記録台帳 | 5年 |
(162) 入学学費等口座振替依頼書控 | 5年 |
(163) 学費口座振替登録 | 5年 |
(164) 学年・学級会計 | 5年 |
(165) 修学旅行・校外学習決算書 | 5年 |
(166) PTA事業費教育活動補助金 | 5年 |
2 教職員に関するもの | |
(1) 履歴書 | 永年 |
(2) 職員進退届 | 10年 |
(3) 出勤簿 | 5年 |
(4) 旅行命令簿 | 5年 |
(5) 時間外勤務・休日勤務及び夜間勤務命令簿 | 5年 |
(6) 年次休暇整理簿 | 3年 |
(7) 研修承認整理簿 | 3年 |
(8) 諸願届出書 | 3年 |
(9) 出張復命書 | 3年 |
(10) 職員健康診断書 | 5年 |
(11) 諸給与明細書控 | 5年 |
(12) 旅費請求書控 | 5年 |
3 児童・生徒に関するもの | |
(1) 指導要録(写本、写し) | |
・学籍記録 | 20年 |
・指導記録 | 5年 |
(2) 指導要録(抄本) | 児童又は生徒が当該学校に在学する期間 |
(3) 卒業証書台帳 | 永年 |
(4) 児童生徒賞罰記録 | 10年 |
(5) 出席簿 | 5年 |
(6) 健康診断票 | 5年 |
(7) 歯の検査票 | 5年 |
(8) 就学時健康診断書 | 5年 |
4 学校財産台帳 | 永年 |
5 財務に関するもの | 5年 |
(1) 予算書 | 5年 |
(2) 予算差引簿 | 5年 |
(3) 物品購入簿 | 5年 |
(4) 消耗品出納簿 | 5年 |
(5) 郵便切手受払簿 | 5年 |
(6) 郵便葉書受払簿 | 5年 |
(全部改正〔平成19年教委訓令2号〕)
(全部改正〔平成17年教委訓令2号〕、一部改正〔令和5年教委訓令2号〕)
(全部改正〔平成17年教委訓令2号〕)
(全部改正〔平成17年教委訓令2号〕)
(全部改正〔平成17年教委訓令2号〕)
