(目的)

第1条　この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、プライバシーの保護を図るとともに、適切かつ円滑な事務の処理を図ることを目的とする。

(閲覧用台帳)

第2条　住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第14条に規定する住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧用台帳」という。)の作成等は、4月30日及び10月31日現在の住民基本台帳に基づき、それぞれ5月及び11月に作成するものとする。

(閲覧の範囲)

第3条　住民基本台帳等の閲覧の範囲は、住所、氏名、生年月日及び性別とする。

(閲覧の種類)

第4条　閲覧の種類は、次のとおりとする。

(閲覧を認める範囲等)

第5条　閲覧は、次の各号のいずれかに該当する場合に認められる。

(閲覧場所等)

第6条　閲覧場所、閲覧日、閲覧時間及び閲覧定員は、次のとおりとする。

(閲覧の請求又は申出)

第7条　閲覧の請求をする国等は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第1号)に、請求理由を明確に記載した公文書(犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが困難な場合を除く。)を添付し、閲覧希望日までに市長に請求しなければならない。

(請求又は申出の理由確認)

第8条　市長は、閲覧の請求理由又は申出理由の欄に記載された内容が明確でない場合は、前条の規定により閲覧請求又は申出をした者(以下「閲覧請求者等」という。)に口頭で質問をし、その内容を確認するものとする。

(閲覧事項取扱者)

第9条　申出者が個人であるときは、申出者及び閲覧者以外に特に閲覧事項の取扱いをさせる必要がある場合には、個人閲覧事項取扱者を指定させることができる。この場合において、市長は、閲覧事項を取り扱わせることが必要である旨の申出に相当な理由があると認めた場合は、当該申出を承認するものとする。

(閲覧者の変更)

第10条　閲覧請求者等は、閲覧をする者(以下「閲覧者」という。)に変更があるときは、閲覧希望日の前日までに市長に申し出るものとする。

(閲覧の制限及び拒否)

第11条　市長は、次の各号のいずれかに該当するときは、当該閲覧請求及び申出を拒むことができる。

(閲覧者の本人確認)

第12条　国等の閲覧者は、職名、氏名及び国等の職員であることの身分を示す顔写真付きの証明書を提示しなければならない。この場合において、市長が閲覧者であることが疑わしいと認めるときは、国等に電話にて照会を行うものとする。

(閲覧情報の記録)

第13条　閲覧者が、当該閲覧をした情報を記録するときは、指定閲覧用紙(様式第5号)への転記とし、機器による撮影及び複写は行ってはならない。

(閲覧者の遵守事項)

第14条　閲覧者は、閲覧をするときは、次に掲げる事項を守らなければならない。

(閲覧の中止等)

第15条　市長は、閲覧者が前条の規定に違反したときは、閲覧を中止させるものとする。

(適正管理義務)

第16条　閲覧者、申出者、個人閲覧事項取扱者及び法人閲覧事項取扱者(以下「閲覧者等」という。)は、本人の事前の同意を得ずに、当該閲覧事項を利用目的以外の目的のために利用し、又は当該事項に係る閲覧者等以外の者に提供してはならない。

(勧告)

第17条　偽りその他不正の手段により閲覧用台帳の閲覧をさせた者若しくは閲覧者等は、本人の事前の同意を得ないで、当該閲覧事項を利用目的以外の目的のために、利用又は閲覧者等以外に提供してはならない。

(命令)

第18条　前条の勧告を受けた者が、当該勧告に係る措置を講じなかった場合であって、個人の権利利益が不当に侵害されるおそれがある場合は、市長はその者に対し当該勧告に係る措置を講ずることを命令することができる。

(報告徴収)

第19条　市長は、閲覧事項の適切な管理がなされていないおそれがあるとき、目的外利用若しくは第三者提供がなされているおそれがあるとき又は勧告及び命令を行う前の現状確認等の必要があるときは、申出者に対し必要な報告を求めることができる。

(公表)

第20条　市長は、閲覧用台帳の閲覧の状況について毎年3月に、次に掲げる事項を牛久市公告式条例(昭和29年条例第1号)第2条第2項に規定する掲示場への掲示その他の方法により公表(犯罪捜査等のための請求に係るもの及び訴訟の提訴その他特別の事情による居住確認を除く。)するものとする。

(閲覧手数料)

第21条　閲覧手数料は、牛久市手数料徴収条例(平成12年条例第6号)に定めるところによる。

(その他)

第22条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。