○牛久市戸籍事務電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則
平成17年11月11日
規則第85号
(目的)
第1条 この規則は、牛久市における戸籍事務の電子情報処理組織(以下「戸籍総合システム」という。)に係るデータの保護に関し必要な事項を定めることにより、戸籍総合システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(基本原則)
第2条 戸籍総合システムの運用に当たっては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の規定に基づき、個人情報の保護の重要性を認識し、個人の権利利益を侵害することのないように必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
(一部改正〔令和5年規則38号〕)
(対象とするデータ)
第3条 この規則において対象とするデータの範囲は、戸籍総合システムの処理に係るデータであって、磁気ディスク、磁気テープ、光ディスクその他の媒体に記録されているもの(以下「戸籍データ」という。)並びに入力帳票及び出力帳票(以下「帳票」という。)とする。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍総合システムにより処理する事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 戸籍法その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録
(2) 受付帳の整理
(3) 記録事項証明書の発行
(4) 戸籍に関する統計事務
(5) 戸籍及び除籍の検索
(6) 戸籍の附票の調製
(保護管理者の設置)
第5条 戸籍総合システムに係る戸籍情報を適正に管理し、その保護に万全を期するため、戸籍総合システム保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、戸籍事務担当課長をもって充てる。
(戸籍総合システム及び戸籍データの管理)
第6条 保護管理者は、戸籍総合システム並びに戸籍データの適正な管理及び保護を図るため、次の事項を行わなければならない。
(1) 戸籍総合システムに係る機器の状況及び戸籍データについて常に把握し、適正に管理すること。
(2) 戸籍総合システムに係る機器及び戸籍データの異常の有無について、定期的に点検し、及び必要に応じて随時点検を行うこと。
(3) 戸籍総合システムに係る端末機器(以下「端末機器」という。)を、来庁者等が入力内容を読み取ることができない位置に配置すること。
(4) 不要となった戸籍データを、復元が不可能な方法により速やかに処分すること。
2 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(戸籍データ及び帳票の保管)
第7条 保護管理者は、戸籍データ及び帳票の保管について、次の事項を行わなければならない。
(1) 耐火等の処置を講じた所定の保管庫に保管するとともに、戸籍担当職員が不在のときは、当該保管庫を施錠すること。
(2) 最新の状態で保管すること。
(3) 収受及び保管の状況を適正に把握すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、戸籍総合システムに係るプログラムの設計書、操作手引書、コード一覧表その他戸籍総合システムの取扱いに関し記載されている文書(以下「ドキュメント」という。)の管理については、前条各号の規定に準じて行わなければならない。
2 ドキュメントを複写し、又は外部に持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末操作管理者の指定等)
第9条 保護管理者は、端末機器を適正に操作及び管理するため、戸籍担当職員から戸籍総合システム端末操作管理者(以下「端末操作管理者」という。)及び端末機器を操作する者(以下「端末操作者」という。)を指定する。
2 保護管理者は、端末操作管理者及び端末操作者を指定するときは、操作する範囲について明確にしなければならない。
3 端末操作管理者及び端末操作者は、戸籍総合システム及び当該システムに係る戸籍情報の管理に十分留意しなければならない。
(パスワード)
第10条 保護管理者は、端末操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、端末操作者ごとに個別のパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 端末操作者は、自己のパスワードを秘密にするとともに、当該パスワードが外部に漏れないよう十分に留意しなければならない。
3 端末操作者は、自己のパスワードを用いて、他の者に戸籍総合システムを操作させてはならない。
4 保護管理者は、第1項の規定により設定されたパスワードについて、定期的なパスワードの更新その他パスワードの機密の保持に関し、必要な措置を講じなければならない。
(戸籍総合システムの監視)
第11条 保護管理者は、戸籍総合システムによる業務の安全かつ適正な運用を確保するために、戸籍総合システムの監視を行わなければならない。
2 保護管理者は、戸籍データの盗難、改ざん、消除等を防止するための必要な措置を講じるとともに、戸籍データを安全な場所に保管しなければならない。
(事故発生の措置等)
第12条 保護管理者は、戸籍総合システムに係る機器に重大な障害その他の事故が発生した場合の対策を定めるとともに、その内容を戸籍事務に関係する職員に対し、周知しなければならない。
2 保護管理者は、次の各号のいずれかに該当した場合は、直ちにその内容について市長に報告するとともに、関係機関への報告、応急措置その他必要な措置を講じなければならない。
(1) 戸籍総合システム及び当該システムの運用に伴う情報について、回復不能な異常又は損害が発生したとき。
(2) 戸籍データ及び戸籍総合システムの運用に関する情報が、外部に漏れたとき。
3 市長は、前項の報告を受けたときは、直ちに事実関係を調査し、適切な措置を講じるとともに、原因を分析し、必要な再発防止の措置を図るものとする。
(研修の実施)
第13条 端末操作管理者は、戸籍データの重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚並びに戸籍総合システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての研修(以下「研修」という。)を、年1回以上実施しなければならない。
2 端末操作管理者は、新任職員に対し、遅延なく研修を実施しなければならない。
(その他)
第14条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な事項は別に定めるものとする。
附則
この規則は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2第1項の規定に基づく法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(令和5年規則第38号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。