(目的)

第1条　この要綱は、牛久市文書取扱規則(平成12年規則第5号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、ファイリングシステムによる文書の適正な維持及び管理を確保するために必要な事項を定め、もって効率的な文書事務の執行による市の最適な意思決定に資するとともに、文書の共用化の推進及び文書の適正な廃棄による環境に配慮した循環型の社会の構築に寄与することを目的とする。

(総務部長の職務)

第2条　総務部長は、次の各号に掲げる事項について総括管理する。

(点検の実施)

第3条　総務課長は、規則第2条に定める課等(以下「課等」という。)における文書の発生、保管、保存及び廃棄の状況について、規則に定めるところにより適正に維持及び管理されているかについての点検を実施するものとする。

(内部点検の実施)

第4条　課等の長は、内部点検を実施する日(以下「ファイリングの日」という。)を定めるものとする。

(内部点検項目の設定)

第5条　課等の長は前条に定める実施点検項目を設定するときは、次の各号に掲げる基本的なファイリングシステムの維持及び管理に必要な事項を勘案して、内部点検項目を設定するものとする。

(内部点検結果の報告)

第6条　課等の長は、内部点検の実施結果を、速やかに総務課長に報告しなければならない。

(内部点検の結果による改善の実施)

第7条　課等の長は、内部点検を実施した結果、課等におけるファイリングシステムの維持及び管理について改善の必要があると認めるときは、改善を実施しなければならない。

(実施点検及び事前研修の実施)

第8条　総務課長は、毎年度1回実施点検を実施する。

(実施点検自己点検表の提出)

第9条　課等の長は、点検内容について、別に定めるファイリングシステム維持管理点検表(以下「維持管理点検表」という。)を総務課長が指定する日までに総務課長に提出し、実施点検を受けるものとする。

(実施点検の評価)

第10条　総務課長は、実施点検を実施したときは、点検を受ける課等の維持管理点検表並びに第6条に規定する報告、実施点検及び文書引継時評価により課等の個別評価を行うものとする。

(実施点検評価の報告と通知)

第11条　総務課長は、前条に規定する個別評価を行ったときは、総務部長に報告しなければならない。

(実施点検評価の結果に基づく改善の実施)

第12条　課等の長は、通知された実施点検評価の結果を受け、必要な改善を実施し、ファイリングシステムの維持及び管理の向上に務めなければならない。

(文書廃棄の方針)

第13条　総務課長は、保存期間が満了した文書及び文書の移替え並びに引継ぎにより発生する随時廃棄文書の廃棄について、資源の再利用を考慮した資源循環型の社会構築を目指した文書の廃棄に努めるものとする。

(委任)

第14条　この要綱に定めるもののほか、ファイリングシステムの維持及び管理の実施について必要な事項は、別に定める。